Web会議の仕組みとは？今さら聞けないウェブ会議システムの仕組みを徹底解説｜LiveOn Cafe
導入する企業が増えているWeb会議システム、当たり前のように耳にする製品名ではあるものの、その仕組みやテレビ会議システムとの違いなど、実はよく分からない・・・といった方も多いかもしれません。ここでは、今さら聞けないWeb会議システムの基本的な仕組みをご紹介します。
Web会議システムはインターネットとPCを利用する製品ですが、具体的にどのような仕組みなのでしょうか。また、テレビ会議システムの仕組みとはどのような違いがあるのでしょうか。
Web会議システムの接続は、パソコンもしくはスマートフォン・タブレット端末などのインターネットに繋がる端末からサーバーへアクセスします。サービス形態としては、サービス提供元が管理するサーバーへアクセスするクラウド型と、自社のネットワーク内に設定したサーバーへアクセスするオンプレミス型があります。
Web会議システム構成図
無料のツールが端末同士を直接接続するP2P(ピアツーピア)通信であるのに対し、企業向けに有料で提供されているWeb会議システムはこのようにサーバーを介しての通信となるため、セキュリティ面でも安心して利用することができます。
無料のWeb会議ツールはリスクあり！ビジネスに適した有料Web会議システムとの比較
また、Web会議システムはインターネット回線を利用するため、音声や映像のデータは通信帯域を圧迫しないように圧縮して送受信する必要があります。こうした圧縮技術は「エンコード」と総称され、Web会議システムではカメラやマイクから取り込んだ画像・音声データをソフトウェア側でエンコードして送信し、受け手側で元に戻す「デコード」作業を行います。
テレビ会議システムとの違いは、大きく分けて専用端末の有無と接続方式の違いです。まず、Web会議システムはPCなどのインターネットに繋がる端末があれば接続できるのに対し、テレビ会議システムはそれ専用の端末と専用回線が必要となります。さらに、複数拠点を接続する際にはMCUと呼ばれる多拠点接続装置が必要であるため非常に高額です。
次に接続方式については、先にご紹介した通りWeb会議システムがサーバーを介して通信するのに対し、テレビ会議システムの仕組みは、サーバーを介さずに端末同士を直接接続する仕組みを取っています。また、データの圧縮も専用ハードウェアが行います。
Web会議システムはテレビ会議システムと違い専用機器を必要としないため、利用するにあたり大掛かりな投資や準備は必要ありません。Web会議の利用においてまず必ず必要なのは、PCやスマートフォン・タブレット端末などのインターネットに繋がる端末です。次に、音声と映像のやり取りを行うための機器を準備します。音声はWeb会議用の集音型のマイクスピーカーや、個人用のヘッドセットなどを利用します。音響機器は機器によって集音範囲が異なるため、部屋の広さや参加人数に合わせて適切な機器を選ぶ必要があります。映像については、パンチルズームなどができるカメラや簡易的なWebカメラなどを利用します。こちらも機器によって画角やパンチルズーム機能の有無などが異なるため、利用シーンに合った機器を選択することでより快適にWeb会議を行うことができます。
ここまでご紹介した通り、接続の仕組みや利用する機器の違いなど、テレビ会議システムとは異なるWeb会議システムですが、導入することによってどういったメリットがあるのでしょうか。Web会議システムの導入メリットをご紹介します。
Web会議システムであれば、物理的な距離を越えて必要なときにその場ですぐに会議を開催することができます。そのため、必要な情報をすぐに共有できるとともに、意思決定も迅速に行うことができるというメリットがあります。
出張を伴う会議などをWeb会議で行うことは、交通費や宿泊費のコスト削減というメリットがあることはもちろんですが、この移動時間も大きく削減することができます。削減できた移動時間を本来の業務に充てることで、生産性や業務効率を大きく向上させることが可能です。
災害やパンデミックなどの緊急事態が発生した場合において、中核となる事業を継続し早期復旧させることが求められます。Web会議システムならあらゆる場所からリアルタイムに多地点を接続することができ、安否確認、被害状況の確認、情報収集などに活用できます。また、在宅勤務でも活用できることから、BCP対策には非常に効果的です。
Web会議システムであれば、その場所を離れることなく会議に参加できるので、責任者が不在となる状況を避けることができます。
Web会議システムを導入することにより、会議や研修参加ために移動をする必要がなくなるため、交通費や宿泊費といった出張経費を大幅に削減することが可能です。
Web会議システムの基本的な仕組みは製品が異なっても同様ですが、その品質は製品によって大きく差があります。
インターネット回線を利用する仕組みであるため、回線の状況や利用環境によって品質が左右されてしまいがちなWeb会議システムですが、しっかりとした品質を担保している製品なら安心してどのような環境化においても利用することができます。
ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」は完全自社開発のWeb会議システムです。
LiveOnには独自のデータ圧縮技術と帯域制御機能が搭載されています。これにより、接続拠点数が多く通信データ量が非常に多い場合や、海外などでインターネット回線が不安定な状態であっても、音声の途切れや遅延を回避し、安定したやり取りを行うことができます。
LiveOnは規模や業種を問わず多数のお客様にご利用いただいています。その利用用途は会議のみならず、研修やセミナー、朝礼や株主総会などのイベント配信、取引先とのやり取り、BCP対策、遠隔現場支援ツールなど多岐にわたっています。
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