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Web会議とは?

Web会議とは?🔰 - はじめてのWeb会議入門 -

「Web会議」とは、遠隔拠点とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるコミュニケーションツールのことを指します。

みなさんは「会議システム」と聞いて、どのようなイメージを抱いているでしょうか?

かつては大型の専用機器が必要でコストが非常に掛かり、使用場所も限定されているイメージがありました。

ですが、今ではブロードバンド回線の普及により大きく変化し、インターネット回線とパソコンを使用して場所を選ばずに手軽に利用出来る「Web会議」が一般的となっています。

資料共有や動画配信といった多彩な機能を搭載しており、会議だけではない幅広い利用シーンに対応できるのが「Web会議」です。

簡単・手軽に始められるWeb会議

簡単・手軽に始められるWeb会議

Web会議システムを使用するにあたり、専用の設備やネットワーク環境、複雑な設定は一切必要ありません。

Web会議システムはクラウドサービスが一般的であるため、インターネット回線につながっているパソコンがあれば、場所を選ばずどこからでも簡単に接続することができます。
また、パソコンだけではくスマートフォン・タブレット端末にも対応しています。

Webカメラやヘッドセット、マイクスピーカーといった簡易的な機器で使用することができ、事前の準備や設定を行う必要がないのでスムーズに展開が可能です。

安価な費用で簡単に導入することができる点もWeb会議システムの大きな特徴です。

リモート会議の特徴について

Web会議システムは、「リモート会議」と呼ばれるツールに当てはまります。リモート会議とは、電話回線やインターネット回線を用いてオンライン上で会議を行う仕組みのことを指します。リモート会議のツールには、Web会議、テレビ会議、電話会議の主に3つの種類があります。それぞれどのような特徴があるのでしょうか。

■Web会議システム

Web会議は、遠隔拠点とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるツールのことを指します。安価な費用で簡単・手軽に導入することができる点がWeb会議システムの大きな特徴です。

■テレビ会議システム

テレビ会議は、ISDNや専用線を使用して遠隔地にいる相手と接続し、双方向の画像および音声による会議を行うことができるコミュニケーションツールのことを指します。導入時には専用の機器を購入し、会議室に常設で設置する必要があります。

テレビ(TV)会議についてはこちら

■電話会議

電話会議は、固定電話回線や携帯電話回線を使って、音声のみのやり取りで行うツールのことを指します。古くからある遠隔会議の方法で、導入するにあたってのコストや必要な機器も比較的安価な場合がほとんどです。

Web会議と電話会議、その違いとメリット・デメリット

Web会議のさまざまなメリット

Web会議のさまざまなメリット1

Web会議のさまざまなメリット2

■出張経費の削減

出張が伴う会議や研修をWeb会議に置き換えることで、宿泊費や交通費などの出張経費の大幅な削減が可能です。

■業務効率化

出張による移動時間が削減されることで、その時間を本来の業務に充てることができるようになります。その結果、業務効率化や生産性の向上に繋がります。

■情報共有の迅速化

Web会議は場所を選ばずどこからでも利用することができます。必要な時にすぐに情報を共有することができ、情報共有の迅速化に役立ちます。

■コミュニケーションの活性化

電話とメールでは相手の表情を読み取ることはできません。Web会議ならお互いの顔を見て話をすることができ、よりスムーズな意思疎通が可能です。

Web会議のデメリット

Web会議のデメリット

ご紹介した通りさまざまなメリットがあるWeb会議ですが、Web会議システムはインターネット回線を用いて接続するため、インターネットの通信環境によって品質が左右されるという点がデメリットです。回線速度が極端に遅い環境などでは、「音が途切れる」「映像が固まる」といったトラブルが発生する可能性があります。Web会議システムを利用する際には、インターネットの速度が安定している環境を整えることが重要です。また、データの圧縮技術に優れ、低帯域でも安定して使用できる製品や、音声を優先して送受信する製品を選ぶことでこういったトラブルを回避することも可能です。

Web会議の機能

■画面共有(資料共有)

画面共有(資料共有)

これは各種資料(Microsoft Officeファイル、PDFファイル、Webページなど)をWeb会議の参加者と同じ画面上で共有できる機能です。ページの同期や描画機能も搭載されており、遠隔地との画面越しのWeb会議であってもスムーズに情報共有を行うことができます。

また、資料を閲覧するだけでなく、パソコンのデスクトップを画面ごと共有したり、相手が共有しているアプリケーションをWeb会議越しに遠隔操作したりすることができる画面共有(デスクトップ共有)もあります。

資料共有機能の詳細
画面共有のメリット

■ホワイトボード

ホワイトボード

ホワイトボード機能は、物理的なホワイトボードと同様に、フリーハンドやペンタブレットなどでの文字や図の記入、画像の読み込みなどが可能な機能です。言葉や文字では伝えにくい情報を視覚化し、わかりやすく伝えることができるようになります。

ホワイトボード機能の詳細
ホワイトボードの活用シーンとメリット
ホワイトボード機能でリアルタイムに議事録を作成しよう

■メディア再生

メディア再生

メディア再生機能は、Web会議上でAVI、WMVなどの映像ファイルや音声ファイルを他の参加者へリアルタイムに配信することができる機能です。会議だけでなく研修やセミナー、イベント配信などの用途でもWeb会議システムを活用することができます。

メディア再生機能の詳細

■録音録画

録音録画

録音録画機能は、Web会議でやり取りしている様子を動画として保存することができる機能です。議事録の代わりに会議の様子を動画で残しておけば、欠席したメンバーも会議の様子をそのまま把握することができます。それ以外にも、 研修の様子を録音録画しておくことで、後から復習のために活用したり教材として編集したりと、多岐に渡って活用が可能です。

録音・録画機能の詳細
録音録画機能の便利な活用シーンとメリット

■アンケート

アンケート

アンケート機能は、Web会議の参加者に対し質問やアンケートを発行することができる機能です。投票の結果は、集計画面にリアルタイムで反映されるので、賛成反対の意見収集、研修の理解度の測定、Webセミナーの満足度調査などでも活用することができます。

アンケート機能の詳細
ウェビナー(Webセミナー)とは?

■セキュリティ対策

Web会議のセキュリティ対策で最も重要なのは、通信データが暗号化されているかどうかという点です。Web会議では音声・映像のデータだけでなく、機密性の高い資料なども共有することから、通信データがきちんと暗号化されていることで安全性の高い通信を行うことができます。暗号化のプロトコルとしては、SSLやAESによる暗号化があります。これらは強固な暗号化方式として知られているので、これらの暗号化方式が採用されているWeb会議システムがおすすめです。

セキュリティの設定方法
セキュリティ対策と注意点

様々なシーンで活用できるビジュアルコミュニケーションシステムへ

様々なシーンで活用できるビジュアルコミュニケーションシステムへ

Web会議システムの利用用途は、「遠隔会議」だけにとどまりません。

近年、スマートデバイスの普及や躍進により、「ワークスタイル変革」を大きな経営課題として取り組む企業が増えています。

それに伴い、社内外のコミュニケーションやサービスを向上させるためのツールとして会議以外の用途で多くの企業がWeb会議システムを活用しています。

Web会議システムは、コミュニケーションを支える重要なインフラのひとつになりつつあります。

ビジュアルコミュニケーションとは

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