Web会議と電話会議、その違いとメリット・デメリットとは

Web会議は、遠隔拠点とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるコミュニケーションツールのことを指します。Web会議システムはクラウドサービスが一般的であるため、インターネット回線につながっているパソコンがあれば、場所を選ばずどこからでも簡単に接続することができます。また、パソコンだけではくスマートフォン・タブレット端末にも対応しています。Webカメラやヘッドセット、マイクスピーカーといった簡易的な機器で使用することができ、事前の準備や設定を行う必要がないのでスムーズに展開が可能です。このように、安価な費用で簡単に導入することができる点もWeb会議システムの大きな特長です。
さらに、映像と音声だけでなく、資料を共有する機能など多彩な機能も搭載されているので、情報共有も非常にスムーズに行えます。接続の手軽さや豊富な機能さから、会議だけでなく様々な用途で活用できる拡張性もWeb会議システムのメリットです。

一方で、Web会議システムはインターネット回線を用いて接続するため、回線速度が極端に遅い環境などではその影響を受けることもあるという点はデメリットです。しかし、最近では回線の高速化も進んでいることに加え、Web会議システムの品質も大きく向上していることから、極端にインターネット回線の影響を受けることは少なくなっています。

電話会議は、固定電話回線や携帯電話回線を使って、音声のみのやり取りで行うツールのことを指します。古くからある遠隔会議の方法で、導入するにあたってのコストや必要な機器も比較的安価な場合がほとんどです。そのため、規模が小さな拠点でも設置することができ、気軽に構築できる点も特長です。そして、電話会議は電話回線を用いるため、場所や環境に左右されにくいというメリットがあります。そういったメリットがある反面、電話会議は音声のみのやり取りしかできない、利用用途が会議のみに限られる、という点はデメリットです。

Web会議と電話会議の大きな違いは、映像があるかないかという点、そして電話回線とインターネット回線の違いです。電話会議が電話回線を用いるので音声だけでのやり取りしかできないのに対し、Web会議は音声と併せて映像のやり取りも行うことができます。

また、Web会議システムには資料を共有する機能や動画を配信する機能など、パソコンを使う製品ならではの便利な機能も多数搭載されているので、そういった点も電話会議とは大きく異なる点です。

電話会議と違い、Web会議システムは映像のやり取りができるので相手の表情を見ながらコミュニケーションを取ることができます。音声だけだと伝わりにくい微妙なニュアンスなども確認でき、離れた拠点の相手とも質の高いコミュニケーションが可能です。顔が見える安心感も生まれることから、電話の代わりにWeb会議システムを活用して遠隔相談を行ったりする利用シーンも増えています。

電話会議は、利用シーンが会議に限定されるのに対し、Web会議システムは会議以外の多様な用途に活用することができます。最近は様々な業界でもICT化が進んでおり、Web会議システムは単純に会議ツールとしてではなく、日常業務のコミュニケーションツールとして多目的に利用されるようになっています。例えば、働き方改革の推進によって導入が広がるテレワークでの利用も非常に増えているほか、営業活動をオンラインで行うオンライン商談やスマートグラスを活用しての遠隔現場支援など、Web会議システムがひとつあれば様々な用途に拡張することができます。

LiveOnの多彩な利用シーン