Web会議システムを導入するメリットとは？コスト削減・会議効率化など

グローバル化の進展や市場競争の激化により、企業には情報共有や意思決定の迅速化が求められています。情報共有や意思決定の主な場となる「会議」、しかし1ヵ所に集まって会議をする場合、参加者の移動時間も加味する必要があるためスケジュール調整が困難になりがちです。すぐに判断を下したい議案が発生した場合に、そのように日程調整をしている余裕はありません。関わるメンバーが多いほど電話やメールでの対応にも限界があり、結果的にスムーズな情報共有と迅速な意思決定が行えず、ビジネスチャンスを逃してしまうという事態にもなりかねません。

Web会議システムであれば、物理的な距離を越えて必要なときにその場ですぐに会議を開催することができます。そのため、必要な情報をすぐに共有できるとともに、意思決定も迅速に行うことができるというメリットがあります。

出張によって発生するコストは目に見える交通費や宿泊費だけではありません。往復の移動時間も人件費が発生していることに加え、移動時間は本来行うべき業務ができないことからも、移動時間は大きなロスと言えます。

出張を伴う会議などをWeb会議で行うことは、交通費や宿泊費のコスト削減というメリットがあることはもちろんですが、この移動時間も大きく削減することができます。削減できた移動時間を本来の業務に充てることで、生産性や業務効率を大きく向上させることが可能です。働き方改革が推進され、残業時間の削減や業務効率化が求められる今、Web会議システムは働き方改革を実現するツールとしても大きなメリットがあります。

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企業や組織の規模が大きくなればなるほど、全社の目標や達成に向けての取り組みを同じ温度感で浸透させることが難しくなります。拠点間のコミュニケーションをいかに活性化させるかということは、企業が抱える課題のひとつとなっています。

Web会議システムは、そういったコミュニケーションの課題を解決することができるツールです。距離が遠い拠点ほど、日頃本社や他の拠点のメンバーとコミュニケーションを取る機会が限られますが、例えばWeb会議システムなら、全国の拠点を繋ぎ訓示配信や朝礼などをリアルタイムで配信することができます。TOPの意思や会社の方針を、遠く離れた拠点の社員にもリアルタイムにそのままの声で共有することができ、“全社一丸”という一体感を生み出すことができるというメリットがあります。

会議や研修などで拠点の責任者が不在となってしまうと、不在時にトラブルが発生した場合に迅速に適切な対応ができないというリスクがあります。電話やメールで指示を仰いだとしても、正確な情報を得ることができず対応が遅くなりがちです。

Web会議システムであれば、その場所を離れることなく会議に参加できるので、責任者が不在となる状況を避けることができます。特に小規模な拠点などは人員も少なく、責任者が不在となることによる機会損失の影響も大きいことから、Web会議システムの導入メリットは大きいと言えるでしょう。