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会議の議事録が簡単に!Web会議での効率的な議事録作成方法

2020/02/xx
会議の議事録が簡単に!Web会議での効率的な議事録作成方法

会議の種類を問わず、会議には議事録の作成がつきものです。しかし、会議での議論の内容を正確にわかりやすくまとめるためには一定の労力と時間が必要となります。せっかくWeb会議やテレビ会議を導入して会議のやり方を効率化しても、そのための議事録作成に手間が掛かっていては導入効果も半減してしまいます。ここでは、Web会議での効率的な議事録の作成方法についてご紹介します。

Web会議での効率的な議事録作成方法とは

移動の時間を削減し効率的に会議を行うことができるWeb会議システムですが、議事録の作成においてもその効果を発揮します。Web会議に搭載されている機能を活用すれば、Web会議における議事録作成も簡単に行うことができます。それでは、Web会議で効率的に議事録を作成するにはどのような方法があるのでしょうか。

ホワイトボード機能でリアルタイムに議事録を作成

ホワイトボード機能でリアルタイムに議事録を作成

Web会議システムに搭載されているオンラインのホワイトボード機能を使えば、書いている内容をリアルタイムにWeb会議の参加者に共有することができます。手書きだけでなくテキストの入力もできるので、議論しながらその場で議事録の作成が可能です。アイデアを出し合うような会議の場合、リアルタイムに議事録の情報をまとめていった方が効率的な場合もあるので、そういった場合はホワイトボード機能を活用すると便利です。ホワイトボードに記入した内容はデータとして保存することができるので、議事録としてそのまま共有することが可能です。

録音録画機能で会議の様子を丸ごと保存

Web会議での議事録作成においてもっとも便利な機能が、「録音録画機能」です。議事録といえば文字での記録というイメージがありますが、録音録画機能を使えば、会議の様子を丸ごと動画として残しておくことができます。会議に欠席したメンバーがいる場合、後から録音録画のデータを確認することで、議論の進行の様子や発言のニュアンスなど、文字だけの情報では伝わらない内容までしっかりと把握することができます。

また、文字で議事録を残したい場合でも、会議の様子を録音録画しておけば後から動画を見返しながら会議の情報を漏れなく議事録に落とし込むことができます。

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自動議事録作成ツールを活用

最近では、AIの音声認識による自動議事録作成ツールも登場しています。Web会議システムと自動議事録作成ツールを同時に使用することで、リアルタイムに自動で議事録を作成することができます。また、録音録画しておいたWeb会議の動画をこのツールに取り込むことも可能なので、こういったツールを活用すれば議事録作成の手間を根本的に削減することも可能です。

Web会議・テレビ会議で取締役会を実施した際の議事録の注意点

Web会議やテレビ会議で実施した取締役会も有効とみなされており、最近では、取締役会をWeb会議やテレビ会議システムで行うケースも増えてきています。その場合、議事録には会議システムを利用して取締役会を行った旨を記載しておくことが重要です。

Web会議なら高品質・高機能のLiveOn

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ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」では、Web会議の議事録を効率的に作成できる機能が標準搭載されています。Web会議自体を簡単に使えるだけでなく、議事録作成といった会議に付随して発生する業務も、LiveOnなら効率的に行うことができます。

LiveOnなら簡単に会議の様子を保存可能

LiveOnにはWeb会議のやり取りを丸ごと動画として保存することができる録音録画機能が搭載されています。操作方法は画面上にある録画機能アイコンをクリックし、保存先を指定するだけで完了です。録画対象も、「自己画面」「Web会議全体」「デスクトップ全体」の3種類から選択ができ、残したい会議内容に応じて柔軟に対応することができます。

テキスト入力も可能なホワイトボード機能

LiveOnに搭載されているホワイトボード機能は、手書き入力だけでなくテキスト入力も可能です。Web会議の参加者全員でオンライン上のホワイトボード画面を共有することができるので、会議の進行に合わせてリアルタイムで議事録を作成していくことができます。簡易的な議事録を効率的に作成したいという場合には、このホワイトボード機能がとても役立ちます。もちろん保存やオフラインでの編集も可能なので、メモ代わりに使って後から議事録に編集しなおすといった使い方も可能です。

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