テレワーク導入成功に重要な環境づくり テレワークの効率を上げるポイントをご紹介!|LiveOn Cafe

Web会議で働き方改革

テレワーク導入成功に重要な環境づくり テレワークの効率を上げるポイントをご紹介!

2020/10/05
テレワーク導入成功に重要な環境づくり テレワークの効率を上げるポイントをご紹介!

新型コロナウイルス感染拡大防止をきっかけに加速度的に拡がったテレワーク。テレワークを導入した企業が増加した一方で、急ピッチでテレワークを導入する必要があったため、企業側も従業員側もテレワークを実施するための環境が追い付いていないケースも多々あります。ここでは、テレワーク導入成功に重要な環境づくりやテレワークの効率を上げるポイントなどをご紹介します。

テレワークとは?
テレワーク導入による働き方改革を成功させるには

テレワークで見えてきた課題

新型コロナウイルスの影響により準備不足のまま急きょ始まったテレワークは、様々な課題を浮き彫りにしました。実施する企業側はもちろんのこと、実際にテレワークで働く従業員においても、慣れない環境で仕事を行うことに対して戸惑いの声も挙がっています。

テレワークで見えてきた課題

コミュニケーションの不便さによる課題

コミュニケーションの不便さによる課題

日経リサーチが2020年3月に実施した調査によると、テレワークの課題として、「コミュニケーションが不足する」「議論・ディスカッションがしにくい」が1位2位となっており、コミュニケーションの不便さが大きな課題となっていることがわかります。在宅勤務などのテレワークは、同じオフィスで顔を合わせながら仕事をする従来の働き方とは大きく異なります。これまでと同じ感覚ではコミュニケーションをスムーズに取ることができないことから、離れた場所で働くメンバー同士がうまく意思疎通できる環境づくりが必要です。

働き方の管理・評価に関する課題

また、「職場メンバーの働きぶりが見えない」「メンバーの一日の仕事の予定がわかりにくい」「上司の管理が行き届きにくい」といった働き方の管理に関する課題も挙がっています。上司にとっては、部下がきちんと働いているかどうか、逆に働きすぎていないかどうかを目で見て確認することが難しくなります。部下にとっても、自分の働きがきちんと評価されているか不安に感じている場合もあります。

業務のパフォーマンスに関する課題

業務のパフォーマンスに関する課題

オフィスで仕事をする環境とは大きく異なるテレワークでは、「始業終業の自己管理が難しい」「仕事のパフォーマンスが低下する」「業務に集中できない」といった、自身の働き方の設定や業務のパフォーマンスに関する課題もあります。

自宅で仕事をする場合、集中できる環境が整っているとも限りません。テレワークであってもオフィスで仕事をする場合と変わらない生産性を維持できるように、働く側も工夫をする必要があります。

理想のテレワーク環境に向けて、企業側が行うべき環境づくりとは

このようなテレワークに関する課題を解決するために、企業側はどのような取り組みをする必要があるのでしょうか。企業側が行うべき環境づくりについてご紹介します。

コミュニケーションツールの整備

コミュニケーションツールの整備

対面であれば表情や声色などの細かなニュアンスを読み取りながら仕事を進めることができますが、テレワークの場合は映像や音声、文字がベースのコミュニケーションになります。そのため、テレワークこそ意識して積極的にコミュニケーションを取る必要があります。企業側は、テレワークであっても円滑にコミュニケーションを取れるためのツールを整備することが大切です。具体的には、お互いの顔を見ながらコミュニケーションを取ることができるWeb会議システム、複数のメンバー間で気軽に連絡を取り合うことができるチャットツールなどがそれにあたります。

オフィスの空間共有など、気軽にコミュニケーションが取れる環境面の整備

Web会議システムなどのコミュニケーションツールを整備すると同時に、「コミュニケーションが不足する」「職場メンバーの働きぶりが見えない」といった上位の課題に対しては、気軽にメンバー同士がやり取りできる環境を整備する必要があります。例えば、Web会議システムを使ってオフィスとテレワーカーを常時接続し、あたかも実際に会って話しているかのようなテレワーク環境を作ることで、離れた場所同士であっても密なコミュニケーションを実現することができます。

評価に対する基準など、ソフト面の整備

評価に対する基準など、ソフト面の整備

コミュニケーションの課題への対応と並行して、離れた場所で働くメンバーの管理や評価に対する基準を整備するなど、ソフト面での対応も行う必要があります。管理職には、部下からの報告を待つのではなく、自ら積極的なコミュニケーションを取るようにする、1対1のミーティングなどを行って情報共有を密に行うようにするなど、テレワークならではの対応が求められます。また、評価の基準が明確になることで、テレワークで業務をするメンバーも安心して取り組むことができるようになります。

テレワークの効率を上げるポイントとは

テレワークで仕事を行うメンバーにおいても、テレワークでスムーズに業務を進めるための工夫が必要となります。オフィスでの仕事と異なり、テレワークでは仕事の進め方や時間の使い方は個人の裁量に任されることが多いため、「始業終業の自己管理が難しい」「仕事のパフォーマンスが低下する」「業務に集中できない」といったと課題がテレワーカーからは挙がっています。では、どういった工夫をすればテレワークの効率を上げることができるでしょうか。ここではそのポイントについてご紹介します。

仕事スペースを設けるなど、集中できる環境を整える

テレワークでは周囲の目がないため、緊張感を保ちながら仕事をすることが難しいと感じる人もいます。そういった場合、自宅であってもある程度緊張感を保てる環境が必要となります。また、個室で仕事ができる環境がない場合、私的な時間を過ごす場所と仕事の場所が同一になってしまうことも集中できない原因となります。できる限り仕事モードのスイッチを入れやすくするために、以下のような工夫がおすすめです。

  • 仕事用の服に着替える
  • 洗濯物など生活感のあるものを視界から排除する
  • 机の上に私用のスマホや本などを置かない
  • モニターなど仕事用のデバイスを整える

集中力を高めるためのルーティーンを作る

テレワークの場合、「毎朝いつもの時間に電車に乗って出社する」というような思考を仕事モードに切り替えるためのルーティーンが失われてしまいます。そのため、テレワークの場合でも仕事の予定や進め方をルーティーン化することで、集中力を維持したまま仕事に取り組むことができます。

  • 今日やるべきTODOリストと所要時間を予め決めておく
  • 始業と終業時間を予め決めておく
  • 休憩の時間をタイマーで設定しておく
  • 業務が終わったら報告の時間を設ける

Web会議システムなどを利用し、積極的にコミュニケーションを取る

テレワークは一人ひとりが自分のペースで業務を進められる点がメリットといえますが、周りとのコミュニケーションがないことで、疎外感を受け、モチベーションの低下などで業務がうまくいかない場合もあります。そのため、テレワークの効率を上げるためには、メンバー同士でコミュニケーションを取る機会を増やすことが非常に重要です。Web会議システムやチャットツールを積極的に活用し、メンバー同士で密なコミュニケーションを取ることで、テレワークであっても一体感を持って仕事に取り組むことができます。オフィスで仕事をしているとき以上に、意識的にコミュニケーションを取る心掛けが大切です。

テレワークに最適!選ぶならLiveOn

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テレワークのコミュニケーションを支えるWeb会議システム、選ぶならどのような製品が良いのでしょうか。
大事なことは、コミュニケーションを阻害しない品質の高さと、業務の円滑な遂行をサポートする豊富な機能を備えていることです。ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」は、業種や規模を問わず多くの企業・団体様にご導入をいただいています。

テレワークでのLiveOn活用事例

朝日機器株式会社様

朝日機器株式会社様

新型コロナウイルスの感染拡大時にはテレワークや面接にも利用し、スムーズな業務遂行を実現!
新型コロナウイルスの感染拡大防止・緊急事態宣言の発令に伴い、全社的にテレワークを実施しました。特に、首都圏の支店においては、テレワーク中は常にLiveOnを利用し、テレワークという環境下であっても社内の会議などをスムーズに実施することができました。さらに、新型コロナウイルスの影響で仕入先との重要な会議が開催できなくなった際にも、仕入先にWeb会議用の機器を配布し、LiveOnに招待をして会議を行うことができました。

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