オンライン打ち合わせのメリットや注意点を徹底解説!|LiveOn Cafe

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オンライン打ち合わせのメリットや注意点を徹底解説!

2021/08/16
オンライン打ち合わせのメリットや注意点を徹底解説!

これまでは、会議や商談は基本的に対面がベースであり、Web会議などを使ったオンラインでの打ち合わせは遠隔地の拠点と行う、という形が主流となっていました。しかし、新型コロナウイルス感染拡大の影響が大きくなるにつれ、今では物理的な距離に関係なく、オンラインで打ち合わせを行うことが一般的となっています。ここでは、オンライン打ち合わせのメリットや注意点についてご紹介します。

オンライン打ち合わせの普及の背景

以前のオンライン打ち合わせのツールといえば、会議室に高額な専用機器を設置するテレビ会議システムが主流であり、あくまでも社内の拠点間を繋いで会議を行うためのもの、という位置づけでした。しかし、今では社内の会議に限らず、担当者間の気軽なミーティングから顧客との打ち合わせや商談まで、幅広くオンライン打ち合わせが行われています。その普及の背景にはどういった要素があるのでしょうか。

Web会議、スマートデバイス、インターネット回線などの利用環境の進化

まず、オンライン打ち合わせ普及の背景として、Web会議システムや接続するための端末のスペック向上、インターネット回線の高速化など、オンライン打ち合わせを行うための環境が大きく進化したことが挙げられます。

専用機器を必要とするテレビ会議システムから、パソコンやスマートデバイスで手軽に利用ができるWeb会議システムが主流になったことで、誰でも簡単にオンライン打ち合わせが行える環境になりました。そして、インターネット回線の高速化や無線LANの整備といった通信インフラも充実したことで、オンラインでも対面と遜色ない品質で打ち合わせができるようになったことが、オンライン打ち合わせ普及の土台となっています。

働き方改革推進による意識の変化

働き方改革推進による意識の変化

ツールや通信インフラの進化に加え、働き方改革の推進によって、働く側の意識が変わったことも背景にあります。長時間労働の是正や時間外労働の削減を実現するために、業務効率化や生産性の向上が求められるようになりました。より効率的な働き方を実現する手段のひとつとして、オンライン打ち合わせが選ばれるようになっています。

新型コロナウイルスの影響

インフラ環境の進化、働き方への意識の変化、これらの影響で少しずつ普及していたオンライン打ち合わせですが、それに拍車をかけたのは新型コロナウイルスと言えます。外出や人との接触が大きく制限された環境下において、コミュケーションの手段は大きく様変わりし、一気にオンラインが主流となりました。社内だけでなく社外の顧客とのやり取りも含め、ビジネスのありとあらゆるシーンでオンライン打ち合わせが普及しています。

オンライン打ち合わせのメリット、実施するための準備や注意点・マナー

すっかり当たり前になったオンライン打ち合わせですが、そのメリットはどのようなものがあるのでしょうか。実際にオンライン打ち合わせを行うために必要な準備や注意点・マナーなどと併せてご紹介します。

オンライン打ち合わせのメリットとは

まずはオンライン打ち合わせのメリットについてです。実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。

移動時間・移動コストの削減

オンラインの大きなメリットは、移動時間や移動に伴う交通費などのコストを大きく削減できることにあります。距離に関わらず相手先に移動・訪問することなく、自社のオフィスやサテライトオフィス、自宅などから打ち合わせが行えることはオンライン打ち合わせの大きなメリットといえます。

業務効率化・生産性の向上

移動時間が削減できることで、その時間を本来の業務に充てることができるようになります。限られた業務時間を有効に活用できるようになり、業務効率化や生産性向上に繋がります。

密を回避し、新型コロナ対策にも有効
密を回避し、新型コロナ対策にも有効

オンライン打ち合わせは、新型コロナウイルス感染拡大防止の対策としても有効です。外出せずに自宅からオンライン打ち合わせが開催できるだけでなく、同じ空間で対面することなくコミュニケーションが取れるので、密を回避し、感染リスクの回避に効果的です。

オンライン打ち合わせの準備

それでは、実際にオンライン打ち合わせを行うにはどのような準備が必要なのでしょうか。オンライン打ち合わせの準備や手順についてご紹介します。

Web会議システムの導入

まずはオンラインで打ち合わせを行うためのツールを導入する必要があります。オンライン打ち合わせに利用されるツールは、インターネット回線とパソコン、スマートデバイスで接続ができるWeb会議システムが一般的です。

カメラやマイクスピーカーなどの環境に合わせた機器を準備
カメラやマイクスピーカーなどの環境に合わせた機器を準備

Web会議システムの導入と合わせて、映像・音響関連の周辺機器を準備します。Web会議に必要な機器は、パソコン(スマートフォン・タブレット端末)、インターネット環境、カメラ、マイクスピーカー(ヘッドセット)です。音声のやり取りがうまくいかないとコミュニケーションが成り立たなくなるため、特に音響機器は重要です。パソコン内蔵のマイクやスピーカーよりも、個人であればヘッドセット、複数名であればWeb会議専用のマイクスピーカーを利用することがおすすめです。

オンライン打ち合わせの注意点・マナー

画面上でのやり取りとなるオンライン打ち合わせには、対面での打ち合わせ時とはまた異なる注意点やマナーがあります。オンライン打ち合わせの注意点やマナーについて解説します。

カメラは基本的にONにし、顔を出す

オンライン打ち合わせでは基本的にはカメラはONにし、相手に顔を見せることがビジネスシーンにおいてのマナーです。カメラをONにしていても、目線を合わせない、ずっと下を見ているといった姿も印象が悪くなるため、オンラインであっても対面時と変わらない態度を意識する必要があります。回線状況やカメラの調子が悪いなどやむを得ない事情がある場合は、参加者にその旨を伝えたうえでカメラをOFFにするようにします。

テレワークの場合は、背景や服装に留意する
テレワークの場合は、背景や服装に留意する

テレワークで自宅からオンライン打ち合わせに参加する場合は、カメラに映り込む背景や服装にも気を付ける必要があります。背景があまりに乱雑であったり、バーチャル背景に情報量が多かったりすると、他の参加者が集中しにくくなってしまいます。そのため、背景はできるだけすっきりとした状態が望ましいと言えます。また、在宅勤務の場合はラフな服装になりがちですが、ビジネスの場にふさわしい節度のある服装を心掛けることも大切です。

自分が話すとき以外はマイクをOFFにする

複数名がオンライン打ち合わせに参加している場合、参加者それぞれがマイクをONにしていると雑音が入り込んでしまったり、ハウリングの原因になってしまったりする場合があります。基本的には自分が話すときだけマイクをONにし、それ以外はマイクをOFFにしましょう。

パスワード設定やアクセス権限の付与などのセキュリティ対策

オンライン打ち合わせの場合、セキュリティ面も非常に重要です。関係のない第三者が接続することのないよう、パスワード設定をしたりアクセス権限を制限したりするなど、不正アクセスや情報漏洩が起こらないように細心の注意を払う必要があります。また、通信データが暗号化されているなど、セキュリティ対策が万全なWeb会議システムを利用することもポイントです。

オンライン打ち合わせのツール選定・導入のポイント

オンライン打ち合わせのツールは、1対1での利用をベースとしているものから大人数でも利用ができるもの、無料のものから有料のものまで、様々な特長を持ったツールがあります。具体的にどのようなポイントで選定・導入すれば良いか、ここでは選定・導入においてのポイントや注意点をご紹介します。

セキュリティ面で安心できる製品であること

セキュリティ面で安心できる製品であること

オンライン打ち合わせのツール選定・導入において重要な点は、セキュリティ性能です。社内だけでなく社外の方とも利用する場合はなおさらですが、情報漏洩や不正アクセスはあってはなりません。やり取りする通信データが暗号化されているかなどを確認することが大切です。海外製や無料のWeb会議システムのセキュリティの脆弱性が指摘されていた事例もあるため、ビジネスシーンで利用する場合は国産かつビジネス利用に特化した信頼できるWeb会議システムが安心です。

Web会議システムのセキュリティの対策と注意点

社外の方などを簡単に招待できる機能があること

社外の方とオンライン打ち合わせを行うためには、相手にも同じツールに接続してもらう必要があります。そのため、社外の方をワンタイムで招待できる機能を搭載していると便利です。招待できる人数や利用時間に制限がある製品もあるので、事前に確認しておく必要があります。

操作や画面レイアウトがわかりやすいこと

操作や画面レイアウトがシンプルで、初めての人でも簡単に使いこなせるかどうかもポイントです。製品によっては、事前にアカウント登録や、端末に専用ソフトをインストールする必要がある製品もあります。パソコンやITツールに詳しくない人でも簡単に使いこなせるようなシンプルで使いやすい製品を選ぶことで、スムーズにオンライン打ち合わせを開催することができます。

画面共有、録音録画、チャットなどの機能を搭載していること

オンライン打ち合わせでは、画面上での資料の説明や操作、必要に応じて打ち合わせの内容を動画で記録する場合もあります。スムーズに情報共有を行うためにも、必要と想定される機能が搭載されている製品を選ぶことが重要です。

オンライン打ち合わせなら、安心・安全の日本製Web会議システム「LiveOn」

オンライン打ち合わせなら、安心・安全の日本製Web会議システム「LiveOn」

ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」は、日本製・完全自社開発のWeb会議システムです。製品のすべてを日本国内で開発しており、セキュリティ面でも安心してご利用いただくことができます。シンプルなユーザーインターフェイスと直感的な操作性、独自技術による途切れや遅延のないスムーズな音声で、国産製品ならではの使いやすさと高品質を実現しています。

安心の日本製、LiveOnの万全のセキュリティ

AESによるセキュアな通信

LiveOnの通信データは全て暗号化されており、その暗号化処理には、暗号強度と処理速度に優れた米国政府の次世代標準暗号方式であるAES(Rijndael)を採用しています。機密性の高い情報を扱う会議であっても、安心してご利用していただくことが可能です。

独自プロトコルによる安全性

LiveOnは完全自社開発製品であるため、独自のプロトコルを使用しています。万が一、LiveOnの通信データが第三者に盗聴されて暗号を解読されたとしても、該当するプロトコルがわからなければその内容を理解することはできません。

クリックするだけ!簡単に招待できる「招待機能」を標準搭載

オンライン打ち合わせを行う場合、いかに簡単に接続ができるかという点も非常に重要です。特に社外の方と行う場合、操作が複雑でうまく接続できなかったり、時間が掛かってしまったりしてはオンライン打ち合わせのメリットも半減してしまいます。LiveOnなら外部の方をワンタイムユーザーとして招待URLで招待ができ、お客様はメールに記載してあるURLをクリックするだけでLiveOnに接続することができます。事前のインストールや準備が不要で、ワンクリックでオンライン打ち合わせを行うことが可能です。

オンライン打ち合わせに最適な機能を豊富に搭載

LiveOnは、資料共有や画面共有といった基本的な機能はもちろんのこと、それ以外にもオンライン打ち合わせに便利な機能を豊富に搭載しています。例えば遠隔設定変更機能では、議長となる拠点から他参加者の映像や音声の設定を遠隔で確認・変更することができる機能が搭載されています。「音が聞こえない」「映像が映らない」といったトラブルが発生した場合でも、LiveOn越しに遠隔で設定の変更を行えるため、スムーズにオンライン打ち合わせ行うことができます。

Web会議システム LiveOn(ライブオン)は、クラウドアワードなど多数の賞を受賞。高音質・高画質でストレスのないWeb会議を実現をします。今ならWeb会議を無料トライアル実施中!お気軽にお問い合わせください。

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