Web会議のよくあるトラブルを解決！原因別のトラブル例と解決方法を紹介

Web会議システムで起こりがちなトラブルとはどのようなものがあり、どのように解決することができるのでしょうか。

実はWeb会議を行う際に発生するトラブルは、大きく分けて3つの原因に起因することがほとんどです。それらは、事前の簡単な確認作業や運用の工夫で解決できることができます。トラブルの原因とその解決方法を知ることで、より快適にWeb会議を利用するができるようになるだけでなく、トラブルを最小限に抑えることも可能になります。

いざWeb会議を始めようとしたとき、相手拠点や自拠点の音声が聞こえない、といったことがあります。そのような場合、原因は使用しているマイクスピーカーやヘッドセットなどの機器の接続や設定に原因があります。きちんと機器が接続されているか、Web会議システム側での設定に問題がないかを確認するだけで簡単に解決することができるので、以下の項目を確認してみましょう。

＜解決方法＞

• まずはパソコンや電源にケーブルがきちんと接続されているかを確認します。
• USB接続の機器などはパソコン端末側でその機器を認識するまでに時間が掛かる場合もあるので、端末側で機器が認識されているかを確認します。認識していなければ再接続をするなどして対応します。
• Web会議システム側でも接続している機器を認識していない可能性があるので、設定画面を確認します。
• マイクとスピーカーの設定が使用したい機器の名称になっていない場合は設定を変更します。
• 音声ボリュームが最小になっている場合でも音が出ないので、ボリュームも確認し、適切な大きさに調整します。

Web会議をしているときに、自分が話した声が「やまびこ」のように戻ってきて聞こえることがあります。これはエコー(音回り)と呼ばれるトラブルで、他のWeb会議参加者側の環境が原因となり、スピーカーから出た音を再びマイクが拾ってしまうことによって音がループしてしまう現象です。エコー(音回り)が発生してしまうと、会話をしていてもとても不快に感じてしまうため、エコー(音回り)が発生しないような周辺機器を使用することが非常に重要です。

＜解決方法＞

• 他参加者が、パソコン内蔵のマイクとスピーカーや、Web会議用の機器を使っていない可能性があります。
• ヘッドセットやエコーキャンセラー内蔵のマイクスピーカーがあれば、変更してもらいます。
• 使用しているWeb会議システムにエコーキャンセラーの機能があれば、それをONにします。
• 他参加者のスピーカーボリュームが大きすぎる可能性があるので、音量を下げてもらいます。

Web会議用のマイクスピーカーにはこのエコー(音回り)を防ぐ「エコーキャンセラー」という機能が搭載されています。1人で参加する場合はヘッドセットを使用すれば問題ありませんが、会議室から複数名で参加する場合にはエコーキャンセラー内蔵のWeb会議用のマイクスピーカーを使用することにより、エコー(音回り)を防いで快適にWeb会議を行うことができます。

Web会議を快適に！マイク・カメラ・PCなど周辺機器の選定ポイントを紹介

例えばプロジェクターの近くにマイクスピーカーを置いている場合、プロジェクターのファンの音をマイクスピーカーが拾ってしまい、雑音として相手に聞こえてしまうことがあります。また、咳払いや資料をめくる音、隣の人とのちょっとした会話など、会議に関係のない音や話し声が入ってしまうこともあります。

＜解決方法＞

• プロジェクターの近くやエアコン・換気扇などの近くにマイクスピーカーを置かないようにします。
• 会議に関係のない雑音や話し声が入らないように、自分の拠点が発言するとき以外はマイクをOFFにします。

相手の声が小さく聞こえたり、遠くから話しているように聞こえたりしてしまい、スムーズに会話ができない場合はどのように対応すればよいのでしょうか。こういったトラブルの原因は、話者とマイクスピーカーの距離が離れすぎていることやマイクスピーカーの収音能力と会議室の広さが見合っていないことが原因となっています。

＜解決方法＞

• マイクスピーカーには推奨の収音範囲があるので、話者とマイクスピーカーの距離を近くする、もしくはマイクスピーカーの近くに来て話すなど、物理的な距離を近づける必要があります。
• 会議室の広さや参加人数に見合った収音範囲のあるマイクスピーカーを使用するようにします。Web会議用のマイクスピーカーには様々なラインナップがあるので、使用する環境に合ったマイクスピーカーを使用することが重要です。
• 話すときはマイクスピーカーの方に向かって話す、できるだけ聞こえやすい話し方をする、といった工夫も大切です。

Web会議システムはリアルタイムの音声と映像のやり取りをメインとするため、Web会議上のやり取りには一定量の通信データが発生します。一般的な光回線などであれば問題はありませんが、海外拠点や無線環境など、回線の速度があまり出ていない環境で使用した場合、音声が途切れたり映像が固まったりしてしまうトラブルが発生する可能性があります。そういった、ネットワーク環境に起因するトラブルはどのように解決できるのでしょうか。

＜解決方法＞

• 無線環境で接続している場合、可能であれば有線LANなど速度が速い環境に切り替えます。
• ネットワーク環境自体を変えることが難しい場合、映像の解像度やフレーム数を下げて映像を少し劣化させ、ネットワークに掛かる負荷を下げます。
• データの圧縮率が高く、少ないデータ量で使用できる製品や、自動的に帯域を制御する機能がある製品を使うことにより改善できる可能性もあります。

無料のツールは使用するデータ量が多くネットワークに掛かる負荷が高い場合が多いので、もし音声の途切れや遅延が多発するようであれば、有料のWeb会議システムへの切り替えをお勧めします。有料のWeb会議システムには、自動的に帯域を制御してくれる機能や、ネットワークの状況に応じて自動的に映像のフレーム数などを調整する機能が搭載されている製品もあります。そういった製品であれば、どういったネットワーク環境でも安定した通信で利用することができます。

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ここでご紹介する「LiveOn」は、完全自社開発のWeb会議システムです。自社開発だからこその高い技術力と柔軟な対応力で、他社にはないきめ細やかな機能を多数搭載しているほか、トラブルを未然に防ぐための便利な機能も搭載しています。何かトラブルがあった際もメーカーが直接サポート対応にあたるので、品質面でもサポート面でも安心して利用できるWeb会議システムです。

LiveOnには、議長となる拠点から他参加者の映像や音声の設定を遠隔で確認・変更することができる機能が搭載されています。「音が聞こえない！」「映像が映らない！」といったトラブルが発生した場合でも、議長となる拠点がLiveOn越しに遠隔で設定の変更を行えるため、操作に不慣れなユーザーがいてもスムーズに会議を開催することができます。

議長による遠隔設定機能

LiveOnは完全自社開発製品であるため、独自技術である自動帯域制御機能やジッタバッファ制御機能を搭載されています。この独自技術により、Web会議でトラブルとなりがちな音の途切れや遅延を回避し、どのような環境下であっても安定した品質でご利用いただくことができます。

LiveOnの特長

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