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Web会議のよくあるトラブルを解決!原因別のトラブル例と解決方法を紹介

2019/10/15
Web会議のよくあるトラブルを解決!原因別のトラブル例と解決方法を紹介

今やWeb会議システムはビジネスにおいて欠かせないツールとなっています。利便性が非常に高いWeb会議システムですが、カメラやマイクスピーカーなどの機器やインターネット回線を使うため、「相手の声が聞こえない」「映像が映らない」といった小さなトラブルが起こってしまうこともあります。ここでは、Web会議を行ううえでよくあるトラブルとその解決方法やポイントをご紹介します。

Web会議のよくあるトラブル、原因別のトラブル例と解決方法とは

Web会議システムで起こりがちなトラブルとはどのようなものがあり、どのように解決することができるのでしょうか。

実はWeb会議を行う際に発生するトラブルは、大きく分けて3つの原因に起因することがほとんどです。それらは、事前の簡単な確認作業や運用の工夫で解決できることができます。トラブルの原因とその解決方法を知ることで、より快適にWeb会議を利用するができるようになるだけでなく、トラブルを最小限に抑えることも可能になります。

トラブル例①:周辺機器の接続や設定が原因の場合

トラブル例①:周辺機器の接続や設定が原因の場合

Web会議で一番多いトラブルが、周辺機器に起因するトラブルです。Web会議システムは音声と映像のコミュニケーションを行うため、マイクスピーカーやヘッドセットなどの音響機器とWebカメラなどの映像機器を使用します。パソコンにUSBで接続するだけの簡易的な機器ですが、接続が不十分だったりうまく設定ができていなかったりする場合に、トラブルに繋がってしまうことがあります。

相手や自分の音声がうまく届かない・聞こえない

いざWeb会議を始めようとしたとき、相手拠点や自拠点の音声が聞こえない、といったことがあります。そのような場合、原因は使用しているマイクスピーカーやヘッドセットなどの機器の接続や設定に原因があります。きちんと機器が接続されているか、Web会議システム側での設定に問題がないかを確認するだけで簡単に解決することができるので、以下の項目を確認してみましょう。

<解決方法>

  • まずはパソコンや電源にケーブルがきちんと接続されているかを確認します。
  • USB接続の機器などはパソコン端末側でその機器を認識するまでに時間が掛かる場合もあるので、端末側で機器が認識されているかを確認します。認識していなければ再接続をするなどして対応します。
  • Web会議システム側でも接続している機器を認識していない可能性があるので、設定画面を確認します。
  • マイクとスピーカーの設定が使用したい機器の名称になっていない場合は設定を変更します。
  • 音声ボリュームが最小になっている場合でも音が出ないので、ボリュームも確認し、適切な大きさに調整します。
エコー(音回り)がする

Web会議をしているときに、自分が話した声が「やまびこ」のように戻ってきて聞こえることがあります。これはエコー(音回り)と呼ばれるトラブルで、他のWeb会議参加者側の環境が原因となり、スピーカーから出た音を再びマイクが拾ってしまうことによって音がループしてしまう現象です。エコー(音回り)が発生してしまうと、会話をしていてもとても不快に感じてしまうため、エコー(音回り)が発生しないような周辺機器を使用することが非常に重要です。

<解決方法>

  • 他参加者が、パソコン内蔵のマイクとスピーカーや、Web会議用の機器を使っていない可能性があります。
  • ヘッドセットやエコーキャンセラー内蔵のマイクスピーカーがあれば、変更してもらいます。
  • 使用しているWeb会議システムにエコーキャンセラーの機能があれば、それをONにします。
  • 他参加者のスピーカーボリュームが大きすぎる可能性があるので、音量を下げてもらいます。

Web会議用のマイクスピーカーにはこのエコー(音回り)を防ぐ「エコーキャンセラー」という機能が搭載されています。1人で参加する場合はヘッドセットを使用すれば問題ありませんが、会議室から複数名で参加する場合にはエコーキャンセラー内蔵のWeb会議用のマイクスピーカーを使用することにより、エコー(音回り)を防いで快適にWeb会議を行うことができます。

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トラブル例②:環境や物理的要因の場合

トラブル例②:環境や物理的要因の場合

周辺機器の接続や設定が問題なくできていても、マイクスピーカーの設置場所や会議室の環境などによって「音が聞こえにくい」といったトラブルに繋がることもあります。

雑音や余計な話し声が入ってしまう

例えばプロジェクターの近くにマイクスピーカーを置いている場合、プロジェクターのファンの音をマイクスピーカーが拾ってしまい、雑音として相手に聞こえてしまうことがあります。また、咳払いや資料をめくる音、隣の人とのちょっとした会話など、会議に関係のない音や話し声が入ってしまうこともあります。

<解決方法>

  • プロジェクターの近くやエアコン・換気扇などの近くにマイクスピーカーを置かないようにします。
  • 会議に関係のない雑音や話し声が入らないように、自分の拠点が発言するとき以外はマイクをOFFにします。
相手の声が小さく聞こえる、声を拾いにくい

相手の声が小さく聞こえたり、遠くから話しているように聞こえたりしてしまい、スムーズに会話ができない場合はどのように対応すればよいのでしょうか。こういったトラブルの原因は、話者とマイクスピーカーの距離が離れすぎていることやマイクスピーカーの収音能力と会議室の広さが見合っていないことが原因となっています。

<解決方法>

  • マイクスピーカーには推奨の収音範囲があるので、話者とマイクスピーカーの距離を近くする、もしくはマイクスピーカーの近くに来て話すなど、物理的な距離を近づける必要があります。
  • 会議室の広さや参加人数に見合った収音範囲のあるマイクスピーカーを使用するようにします。Web会議用のマイクスピーカーには様々なラインナップがあるので、使用する環境に合ったマイクスピーカーを使用することが重要です。
  • 話すときはマイクスピーカーの方に向かって話す、できるだけ聞こえやすい話し方をする、といった工夫も大切です。

トラブル例③:ネットワーク回線が原因の場合

活用シーン③:イベントの記録として

Web会議システムはインターネット回線を使用して接続を行います。有線LANの光回線や社内の無線LAN、モバイルWifiやスマートフォンのテザリングなど、使用場所によって接続するネットワーク環境もさまざまです。そのため、Web会議システムはネットワーク環境の影響を受けてしまうことがあります。

音声が途切れたり、映像が固まったりする

Web会議システムはリアルタイムの音声と映像のやり取りをメインとするため、Web会議上のやり取りには一定量の通信データが発生します。一般的な光回線などであれば問題はありませんが、海外拠点や無線環境など、回線の速度があまり出ていない環境で使用した場合、音声が途切れたり映像が固まったりしてしまうトラブルが発生する可能性があります。そういった、ネットワーク環境に起因するトラブルはどのように解決できるのでしょうか。

<解決方法>

  • 無線環境で接続している場合、可能であれば有線LANなど速度が速い環境に切り替えます。
  • ネットワーク環境自体を変えることが難しい場合、映像の解像度やフレーム数を下げて映像を少し劣化させ、ネットワークに掛かる負荷を下げます。
  • データの圧縮率が高く、少ないデータ量で使用できる製品や、自動的に帯域を制御する機能がある製品を使うことにより改善できる可能性もあります。

無料のツールは使用するデータ量が多くネットワークに掛かる負荷が高い場合が多いので、もし音声の途切れや遅延が多発するようであれば、有料のWeb会議システムへの切り替えをお勧めします。有料のWeb会議システムには、自動的に帯域を制御してくれる機能や、ネットワークの状況に応じて自動的に映像のフレーム数などを調整する機能が搭載されている製品もあります。そういった製品であれば、どういったネットワーク環境でも安定した通信で利用することができます。

トラブルの少ないWeb会議システム、選ぶなら完全自社開発の「LiveOn」

トラブルの少ないWeb会議システム、選ぶなら完全自社開発の「LiveOn」

ここでご紹介する「LiveOn」は、完全自社開発のWeb会議システムです。自社開発だからこその高い技術力と柔軟な対応力で、他社にはないきめ細やかな機能を多数搭載しているほか、トラブルを未然に防ぐための便利な機能も搭載しています。何かトラブルがあった際もメーカーが直接サポート対応にあたるので、品質面でもサポート面でも安心して利用できるWeb会議システムです。

トラブルを簡単に解決!議長による遠隔設定変更機能

LiveOnには、議長となる拠点から他参加者の映像や音声の設定を遠隔で確認・変更することができる機能が搭載されています。「音が聞こえない!」「映像が映らない!」といったトラブルが発生した場合でも、議長となる拠点がLiveOn越しに遠隔で設定の変更を行えるため、操作に不慣れなユーザーがいてもスムーズに会議を開催することができます。

不安定な環境下でも安定した通信を実現する独自技術を搭載

LiveOnは完全自社開発製品であるため、独自技術である自動帯域制御機能やジッタバッファ制御機能を搭載されています。この独自技術により、Web会議でトラブルとなりがちな音の途切れや遅延を回避し、どのような環境下であっても安定した品質でご利用いただくことができます。

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