Web会議でPC画面を共有!リアルタイムに編集も行える画面共有のメリット|LiveOn Cafe

Web会議活用ガイド

Web会議でPC画面を共有!リアルタイムに編集も行える画面共有のメリット

2018/09/11
Web会議でPC画面を共有!リアルタイムに編集も行える画面共有のメリット

Web会議システムでは、あらかじめ作っておいた資料を共有できる機能や、PCの画面ごと共有しリアルタイムに編集する機能が搭載されており、それらを活用することで遠隔地とのWeb会議であってもスムーズな情報共有と効率的な会議運営を実現することができます。ここでは、Web会議で行う画面共有機能のメリットについてご紹介します。

Web会議の画面共有でできることとは

例えばWeb会議で設計図などの細かいデータを用いて打ち合わせを行う場合、同じ画面を見ながら作業が出来れば便利なのに…と思うことはないでしょうか。Web会議の場合、同じ空間にいるわけではないので、相手が資料のどこを説明しているかなどが伝わりにくいことがあります。そこで便利なのが、Web会議システムに搭載されている画面共有機能です。

共有機能①:Microsoft Officeファイルや画像データなどを同じ画面で共有

共有機能①:Microsoft Officeファイルや画像データなどを同じ画面で共有

一番簡易的な方法として、すでに完成している資料を画像化して共有する機能があります。元のファイル形式から変換されているのでリアルタイムにデータの編集等は行えませんが、資料の上から描画を行なったりマウスポインタを表示して指示したりする機能が搭載されている場合がほとんどです。

報告会やプレゼンテーションなどでは、あらかじめ完成した資料を表示するだけでOKという場合も多いので、そういった利用シーンではこちらの共有方法がおススメです。

共有機能②:PC画面丸ごと共有し、リアルタイムに編集も可能

共有機能②:PC画面丸ごと共有し、リアルタイムに編集も可能

CADを用いた設計図、イラストレーターを用いたデザイン図など、特殊なアプリケーションを用いて作成した資料、そういったデータを共有したい場合は、PC画面を丸ごと共有できる画面共有機能が非常に便利です。元データをそのままの形式で共有できるので、会議の場でリアルタイムにその資料を編集することも可能です。さらに、データを共有している側だけではなく、Web会議の他の拠点の参加者が遠隔でそのデータを操作することもできる機能を備えているWeb会議もあります。

Web会議で行える画面共有のメリットとは

それでは、Web会議で資料や画面共有を行えることでどういったメリットがあるのでしょうか。ここではWeb会議の画面共有機能の活用メリットをご紹介します。

全員が同じ資料を画面上で確認でき、情報共有がスムーズに

全員が同じ資料を画面上で確認でき、情報共有がスムーズに

離れた拠点同士のWeb会議の場合、たとえ各自が手元に印刷した資料を持っていたとしても、画面越しの相手がどこを説明しているかが伝わりくいことがあります。そんな時、資料共有や画面共有の機能で全拠点に同じ資料を表示できれば、全員が同じ資料を画面上で共有することができます。情報共有がスムーズになるだけでなく、会議時間の短縮や業務効率化というメリットがあります。

Web会議上でリアルタイムに資料を編集、業務効率化を実現!

Web会議上でリアルタイムに資料を編集、業務効率化を実現!

ただ画面を「表示」するだけではなく、リアルタイムに編集ができることで、より実践的で生産性の高い会議を行うことができます。例えば口頭での指示のみだった場合、会議の場で指示を受けたことをデスクに戻ってから資料に反映させ、それをメールで送って再度確認してもらう、という非常に無駄な労力が発生します。しかし、画面共有機能を活用すれば、その場でお互いが同じデータを見ながら情報共有をしたり指示を出したりすることができることに加え、修正している様子や完成したデータもリアルタイムで確認することができるというメリットがあります。

特に、口頭や文章ではイメージが伝えにくい細かな図面やデザインなどを使うシーンではなお有効に活用できる機能です。

使い勝手に配慮した便利な機能を搭載!選ぶならLiveOn!

Web会議システム「LiveOn」には、資料や画像を共有する多彩な機能が搭載されています。PC画面全体を共有しリアルタイム編集も可能な「アプリケーション/デスクトップ共有機能」や、資料を画像化して共有する「資料共有機能」など、ご利用用途やシーンに合わせて使い分けていただくことができます。

リアルタイム編集や遠隔操作も可能な「アプリケーション/デスクトップ共有機能」

「アプリケーション/デスクトップ共有機能」は、PCで開くことができるアプリケーションであればどんなものでもそのままの形式で共有でき、なおかつリアルタイム編集も行うことができる機能です。その場ですぐに共有しているデータを編集できるので、会議の進行に合わせて資料を仕上げていくようなシーンではとても便利です。

また、デスクトップ全体だけでなく、特定のアプリケーションだけを選択して共有することも可能なので、見せたくない画面や業務上の機密事項などに配慮しながら画面共有を行うことができます。また、LiveOnのアプリケーション/デスクトップ共有機能は共有しているデータをLiveOnサーバ上には保存しないので、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。

少ないデータ量で資料を共有するなら、「資料共有機能」

WebページやMicrosoft Officeファイル、PDFファイルなどの資料を画面上に表示し共有できる機能です。アプリケーション/デスクトップ共有と違ってリアルタイムでの編集などは行えませんが、表示されている資料画面の上から描画を行なったり、マウスポインタを表示したりすることができます。

プレゼンテーションや報告会など、あらかじめ出来上がった資料を共有するようなシーンではこちらの機能が便利です。また、共有したデータは資料共有画面上に表示される際に自動的に変換されて表示されますので、少ないデータ量で資料を共有することができるというメリットもあります。

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