ペーパーレス会議のメリットと効果とは|LiveOn Cafe

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ペーパーレス会議のメリットとは?~紙を使う会議との比較~

2018/03/01
ペーパーレス会議のメリットとは?~紙を使う会議との比較~

ペーパーレス化とは、これまで紙で印刷していた書類などをデジタル化してデータとして活用することを指します。
業務効率化やコスト削減の観点から、近年はペーパーレス化に取り組む企業が多くなっています。中でも、会議で使用する資料を印刷せずにデータで閲覧する「ペーパーレス会議」へのニーズが高まっています。ここでは、Web会議システムを活用した「ペーパーレス会議」についてご紹介します。

Web会議システムで実現する「ペーパーレス会議」

遠隔地と会議や打ち合わせをするのに欠かせないWeb会議システム、最近ではその中の機能や付随サービスを利用してWeb会議で行う会議もペーパーレス化できるようになっています。

Web会議システムでは、会議で使用する資料を資料共有機能を使って各拠点と共有しながら会議をするのが一般的です。各拠点では共有されている資料をプロジェクターやモニターに投影して確認したり、スマートフォンやタブレット端末でその資料をダウンロードして閲覧したりすることができるので、わざわざ紙で印刷して配布する必要がありません。専用のペーパーレスツールなどを導入することなく、Web会議システムを活用して「ペーパーレス会議」を実現することが可能です。

印刷不要!事前配布不要!ペーパーレス会議のメリットとは

それでは、具体的にペーパーレス会議には紙を使う会議と比較して、どのようなメリットがあるのでしょうか。

印刷代・紙代・保管代などのコスト削減
印刷代・紙代・保管代などのコスト削減

ペーパーレス会議の最大のメリットは、印刷代や紙代といったコスト削減効果です。1回に掛かるコストは小額であっても、会議の度に人数分の資料を印刷するコストは軽視できません。会議をペーパーレス化することにより、そういったコストを大幅に削減することができます。また、書類をファイリングして保管する場所が不要となることから、省スペース化にも繋がり保管コストの削減も可能です。

資料準備の業務負荷軽減
資料準備の業務負荷軽減

資料を大量に印刷したりホッチキス留めをしたり、会議準備のためにたくさんの時間と手間を費やしているケースは多いのではないでしょうか。会議資料をペーパーレス化すれば、これまで費やしていた時間と手間を丸ごと削減することが可能です。資料を準備するための業務負荷を軽減し、業務効率化の実現に繋がります。

会議直前の資料修正やデータ差し替えが可能
会議直前の資料修正やデータ差し替えが可能

印刷した資料の場合、会議直前にミスを見つけたとしても修正して再配布することが難しいケースがほとんどです。ペーパーレス会議だと、その場ですぐにデータを修正し上書きすることが可能であり、常に最新の資料で会議を行うことができます。

ペーパーレス化が進まない理由とは

このようにメリットが多いペーパーレス化ですが、なかなかうまく社内に浸透させることができないケースも多々あります。その原因はどこにあるのでしょうか。

メモが取りづらく、自由度が低い

日常業務や会議において、印刷した紙にメモを取るということが習慣化している人がほとんどです。メモの取りやすさや自由度を比較した場合、やはり電子データよりも紙の資料の方が良いと感じてしまうケースも多くあります。

しかし、ペーパーレス化を実現するツールやソフトウェアには、ペーパーレス化したデータ上にメモができる機能を搭載していることがほとんどです。手書きと変わらないタッチでメモができたり、その場ですぐに保存ができたりと、手書きのメモよりも便利に活用することが可能です。そういった機能を搭載しているペーパーレス化ツールを選ぶことにより、失敗せずにペーパーレス化を推進することができます。

一覧性・視認性が悪い

ペーパーレス化した場合、資料はパソコンやスマートフォン・タブレット端末などのディスプレイ上で確認する必要があります。そのため、ディスプレイのサイズによってはたくさんの資料を同時に表示することが難しい場合もあります。紙の資料であれば机の上に様々な資料を広げ見比べながら仕事を進めることができるため、一覧性や視認性が優れていると感じられるケースが多く、これがペーパーレス化が進まない原因のひとつになっています。

そのため、データ化された資料であってもスムーズに確認ができるように、ディスプレイが大きめのタブレット端末を支給するなどの工夫が必要です。

ITに不慣れな人にとっては利便性が悪い

ペーパーレス化は、それを行うためのソフトウェアを導入したり、スマートフォンやタブレット端末等を利用したりする必要があります。複雑な操作等は必要ないケースがほとんどですが、新しいツールの使い方を覚えたり端末を操作したりすることに関しては最低限のITリテラシーが必要とされます。そのため、ITに不慣れな人にとってはペーパーレス化に抵抗を感じてしまうケースがあります。

社内でペーパーレス化を浸透させるためには、より簡易的で便利に使えるツールを導入するだけではなく、利用者の意識やITリテラシーの向上に努めることも効果的です。

会議を効率化する、LiveOnPaperlessとは?

「LiveOnPaperless」は、Web会議システムLiveOnの資料共有機能にて共有している情報を手元のスマートフォン・タブレット端末でダウンロードし閲覧できるサービスです。LiveOnと組み合わせてご利用いただくことで、離れた拠点同士のWeb会議であってもペーパーレス化を実現することができます。

LiveOnPaperlessアプリご利用イメージ

会議を効率化し短縮する2つの方法とは
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手元のタブレット・スマートフォン端末でWeb会議上の資料を閲覧

手元のタブレット・スマートフォン端末でWeb会議上の資料を閲覧

従来であれば、Web会議上で共有されている資料はプロジェクターやモニターに表示し、会議参加者は画面を見るもしくは印刷して配布されている紙の資料を見る、という形でした。画面から遠い席に座っている参加者は表示されている資料が見にくかったり、遠隔地の拠点には事前に資料を送っておく必要があったり、といった不便さもありました。

「LiveOnPaperless」を利用すれば、Web会議に参加している参加者は、それぞれの手元のスマートフォンやタブレット端末でLiveOnの資料共有で共有されている会議資料を確認することができるようになります。わざわざ紙の資料を準備する必要がありません。また、手元の端末で資料が確認できるので、遠くの画面を見る必要もなくなります。

紙をめくる音がなくなり、Web会議の音声もよりクリアに

Web会議の場合、集音型のマイクスピーカーを使用することが多いので、紙の資料をめくる音が雑音となって相手拠点に聞こえてしまうこともあります。会議資料がペーパーレス化されることで、会議の最中に紙をパラパラとめくる音が発生しなくなり、より快適にWeb会議を行うことができるようになります。

メモ機能など便利な機能も搭載

「LiveOnPaperless」には、ページの拡大縮小、サムネイル表示、メモ機能など、ペーパーレス会議を行ううえで便利な機能が多数搭載されています。

LiveOnをご導入のお客様は無料でご利用可能

「LiveOnPaperless」は、LiveOnをご導入のお客様に無料でご提供しているサービスです。
さらに、ご契約ライセンス数に関わらずLiveOnPaperlessの使用台数は無制限なので、ライセンス数や端末数を気にすることなくご利用いただけます。

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