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会議時間を短縮し効率化する2つの方法と有効なツールとは

2018/02/23
会議時間を短縮し効率化する2つの方法と有効なツールとは

日常業務において、会議や打ち合わせに多くの時間を費やしています。
会議を効率化することは業務全体の生産性向上に繋がることから、無駄の少ない効率的な会議を行うことは企業にとって必須であるともいえます。ここでは会議を効率化する方法をご紹介します。

会議を効率化する方法とは

ビジネスの現場において、組織や部署を越えたチームで業務を進める機会が増えています。そのように立場や役割の違う複数のメンバーで業務を進めていくうえで欠かせないものが「会議」です。

現状の課題や今後の施策などを共有し、それぞれの意見をすり合わせて意思決定をするためには会議はとても重要な場だといえます。しかし、必ずしも効率的かつ生産性の高い会議が行われているわけではありません。

業務において一定割合を占める会議を効率化できれば、その分時間が生まれそれを本来の業務や顧客対応のために使うことができます。そのため、いかに会議を効率化できるか、ということは企業内においても大きな課題となっています。

Web会議システムを利用した働き方改革(ワークスタイル変革)の具体的な事例

「対面」の会議が当たり前ではなくなりつつある

近年、インターネット環境やモバイル端末の普及に伴い、ビジネスの現場においてもコミュニケーションツールは多様化しています。

従来のコミュニケーション手段は「対面」が主流であり、直接会って話すことを重んじる風潮がありました。しかし、グローバル化や市場ニーズの多様化に伴い、目まぐるしく変化するビジネス環境の変化に対応していくためには、情報共有・意思決定のスピードアップが求められます。

そのため、従来のような対面での意思疎通よりも、いかに効率的に素早く情報を共有できるか、という点が重要視されるようになっています。

会議時間を短縮し効率化するためには大きく2つの方法がある

効率的な会議を行うためには、どのような方法があるのでしょうか。

まず1つ目は、事前準備や参加者の意識を向上させ、会議の中身の質を上げる方法です。
事前にアジェンダを作成しておき、この会議で何を共有し最終的に何を決めるのかという点を確認しておくこと、議論が脱線しないように議長がしっかり会議をコントロールすること、そういった方法がそれに当たります。ただ漠然と会議に参加するのではなく、目的意識を持って参加することが会議の効率化に繋がります。

そして2つ目は、コミュニケーションツールを活用し、会議の開催方法自体を変えるという方法です。
会議参加者の事前準備や意識の向上といった会議の中身の効率化ももちろん重要ですが、それ以外にも会議の開催方法自体を変えるといった、いわば会議という大枠自体から根本的に見直す方法も効果的です。

会議の効率化に欠かせないツール「Web会議システム」

会議の効率化に欠かせないツール「Web会議システム」

それでは、会議を効率化させるためのコミュニケーションツールにはどのようなものがあるのでしょうか。

ビジネスシーンで活用するコミュニケーションツールは、チャットや社内SNS、テレビ会議/Web会議システムなど様々なものがありますが、その中で特に会議の効率化に有効なツールは「Web会議システム」です。

Web会議システムはインターネットに繋がるPCやモバイル端末があれば遠隔地と簡単に接続できるコミュニケーションツールです。Web会議システムを使えば、どれだけ離れた拠点同士であっても移動することなく各々のオフィスから会議に参加することが可能となります。

会議のための日程調整の手間や移動時間の削減ができる

会議のための日程調整の手間や移動時間の削減

1ヵ所に集まっての会議を実施する場合、移動時間も加味して開催日時を決める必要があるため、出席者のスケジュール調整をして開催日時を決めるだけで手間が掛かってしまいます。
また、出席者においても、往復の移動時間を含めるとたった数時間の会議に出席するためにほぼ丸一日拘束されてしまいます。

その点、Web会議システムであれば出席者は自分の拠点にいながら会議に参加できるため、日程調整も容易に行えます。また、予定が組みやすいため会議予定が先延ばしになることもなくなり、情報共有のスピードアップや会議の参加率アップにも繋がります。

会議で無駄な時間を削減し生産性を向上させる秘訣とは?

クリアな音質と安定した通信でスムーズなコミュニケーションを実現

クリアな音質と安定した通信でスムーズなコミュニケーションを実現

会議の効率化を目的としてWeb会議を導入したものの、使い方がわからずに準備に時間が掛かる・・・、音が途切れたり遅延したりして会議が円滑に進まない・・・、といったトラブルがあると導入した意味がありません。

Web会議において一番ストレスになると言われているのは、音声の途切れや遅延が発生することです。せっかく発言をしたのに相手に届かない、何度も聞き返されてしまうという状況では、会議の効率化を実現するどころか、逆にコミュニケーションの妨げになってしまいます。

そのため、Web会議システムを導入する際には、いかに音声が安定して通信できるか、という点が非常に重要となります。ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」であれば、固定電話の4倍の32Khzのクリアな音質を実現しています。また、自動帯域制御機能やジッタバッファ制御機能という音声を安定して通信させる独自技術を搭載しており、どんな環境下においてもスムーズなやり取りが可能です。

資料共有や録音録画機能で情報共有もスムーズに

資料共有や録音録画機能で情報共有もスムーズに

Web会議システムには、会議の効率化に役立つ便利な機能が多数搭載されています。

例えば資料共有機能を使えば、会議で使う資料をペーパーレスで参加者全員で共有することができます。

Web会議システム「LiveOn」の資料共有機能には、描画機能やマウスポインタ機能も搭載されており、相手がどの資料のどの部分を説明しているかが画面越しでもしっかり把握することができます。離れた拠点同士であっても共通の資料を見ながら会議ができるため、会議の効率化には欠かせない機能です。

また、録音録画機能を使って会議の様子を動画として保存しておけば議事録を作成する手間と時間も削減することができます。会議に出席できなかった方も後から動画で内容を把握でき、情報共有のロスを防ぐことも可能です。

会議の時間短縮・効率化で企業価値向上へ

コミュニケーションツールの活用は、単純にコストの削減や時間の節約だけに寄与するものではありません。
Web会議システムを有効に活用し、会議を効率化することで、情報共有や意思決定のスピードアップが実現でき、企業価値の向上につなげることができます。

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