Web会議の録音録画機能、便利な活用シーンとメリットを紹介！必要な準備とは

Web会議で行われる会議や研修の様子を動画として残しておくことができる機能が「録音録画機能」です。Web会議システムやテレビ会議システムには標準で搭載されている場合が多く、簡単な操作で録音録画を行うことができます。

最近では、Web会議システムの利用用途は会議だけにとどまらず様々なシーンで活用されており、研修の配信や入社式などのイベント配信、オンライン面談やオンライン商談、IT重説や遠隔相続相談など、その活用シーンは多岐に渡ります。それに伴い、Web会議上のやり取りを記録しておきたい、というニーズも高まっています。そこで活躍するのがWeb会議システムに搭載されている録音録画機能です。

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動画であれば、発言している方の表情や言葉の抑揚までそのまま確認することができ、会議に参加できなかった方でも会議の内容をしっかりと把握することができます。また、議事録を作成する必要がなくなるため、業務効率化というメリットもあります。

録音録画しておいたデータを後で編集し、教材として活用するといった二次利用も可能です。同じテーマでの研修であれば録画した動画を配布・配信することにより、研修開催の回数や手間も削減することができます。また、データをいつでも閲覧できる状態にしておけば、復習用の教材としても有効活用することができます。

これまでは別途ビデオカメラなどで録画し、それをDVDに焼いて保管したり配布したりしているケースがありました。Web会議システムの録音録画機能を活用すれば、別途ビデオカメラなどを用意する必要もありません。準備の手間や保管のスペースなども削減することができるというメリットがあります。

お客様とのやり取りを動画として記録しておくことで、後から“言った言わない”といったトラブル防止にも役立ちます。商談内容を後から確認することもできるので、商談の振り返りや説明内容の確認などにも役立ちます。

それでは、実際にWeb会議のやり取りを録音録画するためにはどのような準備が必要なのでしょうか。まずは利用しているWeb会議システムに録音録画機能が備わっているか確認する必要があります。標準機能として搭載されているWeb会議もありますが、中には有料オプションとなっている製品もあるため、事前に確認が必要です。

Web会議システムに搭載されている録音録画機能を使う場合、大がかりな機材などは必要ありません。
基本的にWeb会議システムは遠隔地と音声と映像のやり取りを行うツールですので、Web会議を行うためにはカメラやマイクスピーカーなどの機器を接続しています。それらを用いてWeb会議上で双方向の音声と映像のやり取りができている状態であれば、あとはWeb会議システムに搭載されている機能でそのまま録音録画ができる状態となっています。
もしWeb会議用のカメラやマイクスピーカーがない場合でも、パソコンに内蔵しているカメラとマイク。スピーカーの機能をそのまま使うこともでも対応が可能です。

ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」には、録音録画機能が標準機能として搭載されています。製品によっては録音録画機能がオプションだったり、容量に応じて課金されたりする場合がありますが、LiveOnの場合は追加費用は発生せず、全て標準機能の中でご利用いただくことが可能です。

LiveOnの録音録画機能では、録画パターンを以下の3パターンから選択することができます。

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【録画対象について】

自己画面：

自拠点のカメラ画像のみが録画されます。

Web会議全体：

Web会議にて立ち上がっている画面（各拠点の画像や資料など）が録画されます。

デスクトップ全体：

PCのデスクトップ全体が録画されます。

※音声は全拠点の音声が録音されます。

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録画した映像はMicrosoft Windows Media Playerなどで再生が可能です。
また、録画時間は最大300分（5時間）まで可能なので、長時間に及ぶ会議や研修でも安心してご利用いただけます

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クラウド型のWeb会議システムの場合、録音録画データの保存先がWeb会議のクラウドサーバー上に指定されている場合があります。この場合、データが外部のサーバーに保存されるため、情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティ面で不安がある場合があります。機密情報を扱う会議や個人情報を含むお客様とのやり取りなどの重要なデータであればあるほど、データの取り扱いは非常に重要です。

LiveOnの場合は、クラウドサーバー上にデータが保存されることはありません。保存先は自由に選択することができ、お使いのPC端末上や自社のフィルサーバーなどにデータを保存することができるようになっています。そのため、外部にデータが漏洩したりする心配は一切ありません。

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