Web会議を意味あるモノにするための５つのルール

2020/12/16

Withコロナの時代のビジネスシーンにおいて、Web会議は必須のツールとなっています。新型コロナウイルス感染拡大によるテレワークの増加や移動の自粛により、Web会議を行う頻度も圧倒的に増えたという方も多いのではないでしょうか。それに伴い、Web会議での会議進行や意思疎通がうまくできない・・・という悩みを持つ方も多くなっています。ここでは、Web会議をより円滑に進めるために決めておくべきいくつかのルールについてご紹介します。

Web会議における基本的なルールとは

直接顔を合わせる場合と違い、画面越しのやり取りとなるWeb会議。特に複数名が参加するWeb会議では、コミュニケーションや間の取り方に戸惑ってしまったり、思うように議論を進められなかったり、といった課題が出てくる場合もあります。では対面と変わらないクオリティでWeb会議を行うためにはどうしたらよいのでしょうか。まず、Web会議を円滑に進めるためには、いくつか基本的なルールがあります。ここでは5つのルールをご紹介します。

周辺機器やインターネット環境は事前に確認しておく

円滑なWeb会議のためには、利用環境を整えることがとても重要です。いざ会議開始のタイミングになって、「映像が映らない」「音が聞こえない」といったトラブルが発生すると、会議開催自体が難しくなってしまいます。そのため、Webカメラやヘッドセットなどの周辺機器は事前にしっかりと準備し、接続をしておきましょう。

また、インターネット環境もWeb会議においては欠かせません。特にテレワークで自宅から参加する場合やモバイル環境から参加する場合などでは、回線の速度が不安定なことも多々あります。インターネット環境も事前に確認しておけば、途切れや遅延のないスムーズな会議を行うことができます。

複数名が参加するWeb会議では、指名制・挙手制にする

Web会議ではどうしても発言のタイミングや間合いが難しくなります。特に複数名が参加している場合、「誰に話しかけているのか」「自分は発言しても良いのか」が分かりにくいため、テンポよく会議を進めることができなくなります。そういったことを回避するために、「○○さん、いかがですか」といったように、発言や回答を求める際には指名制にすることがおすすめです。また、自分が発言したい際も挙手をしてから発言するようにすれば、話すタイミングが重なってしまい議論がストップするといったことも避けることができます。

発言終了時には、「以上です」などと言葉を添える

Web会議においては、自分の発言を終了する際には「以上です」といった言葉を添えるだけで、とても進行がしやすくなります。同じ空間にいればなんとなく伝わる空気感や目線などが画面越しでは伝わりにくいため、発言終了時にはそれが全員に明確に伝わるような言葉を添えれば、次の発言者もスムーズに発言することができるようになります。

発言者以外はマイクをOFFにする

円滑なWeb会議を阻害してしまうのが、会議に関係のない雑音です。例えば、咳払いや資料をめくる音、それ以外にもキーボードを打つ音やパソコンの通知音などがよくある雑音です。ひとつひとつの雑音はささいな音であっても、各拠点からそれらの雑音やノイズが聞こえてしまうと非常にストレスになってしまいます。そのため、自分が発言するとき以外はマイクをOFFにしておくことがおすすめです。

リアクション（頷く・笑顔を見せるなど）をしっかりと取る

Web会議では、声に出す相槌よりも、「頷く」「笑顔を見せる」といったリアクションを大きめに取る方が有効です。なぜなら、発言者以外がマイクをOFFにしている場合、声に出す相槌は相手には伝わりません。また、Web会議では音声の遅延が発生したりすることもあるため、相槌が適切なタイミングで相手に伝わらない場合もあります。

ただ、何もリアクションがないと、話している側は相手にきちんと聞こえているのか、理解されているのか不安になってしまいます。そこで、画面越しでもわかるリアクションを取ることで、話している側も安心して話を進めることができます。

まとめ

Web会議システムはこれからビジネスにおいて必須のツールとなります。対面での会議とは異なる環境に戸惑う場合もありますが、少しの工夫と基本的なルールを設定するたけで、Web会議を対面と変わらないクオリティの会議にすることができます。

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