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Web会議を上手に進めるコツとは?7つのポイントをご紹介

2021/01/15
Web会議を上手に進めるコツとは?7つのポイントをご紹介

働き方改革の推進に加え、新型コロナウイルス感染拡大の影響によりWeb会議システムを導入する企業が飛躍的に増加しました。Web会議システムは今や誰もが活用するビジネスツールとなっています。しかし、それに伴って「Webだとうまく会議を進行できない」「会話のテンポが取りにくい」といった悩みも多いのではないでしょうか。ここでは、Web会議を上手に進めるコツをご紹介します。

Web会議のスムーズな進行、そのコツとは

会議や商談をWeb会議システムで行うことが当たり前になったことで、初めてWeb会議に参加する、自らが主体となってWeb会議の開催・進行をしなくてはいけない、といった機会が増えています。Web会議に慣れている場合は問題ありませんが、そうでない場合は対面でのコミュニケーションとの違いに戸惑ってしまい、うまくWeb会議を進めることができないこともあります。では、スムーズにWeb会議を進行するにはどうしたらよいのでしょうか。Web会議にはWeb会議ならではの進行のコツがあります。

1.前日までに会議の資料や議題を共有しておく

前日までに会議の資料や議題を共有しておく

Web会議に限ったことではありませんが、会議の資料や議題はあらかじめ参加者に共有しておきます。資料や議題を適切に案内することは、円滑に会議を進めるための大前提となります。参加者は事前にそれらに目を通しておくことで、効率的に会議を進めることができるようになります。

2.事前に接続テストを行う

いざ会議開始のタイミングになって、「映像が映らない」「音が聞こえない」といったトラブルが発生すると、会議開催自体が難しくなってしまうため、事前に接続テストを行っておくことがとても重要です。また、接続するためのURLやID,PWなどの情報を事前に参加者に送っておき、会議開始時間に余裕を持って接続できるようにしておくと安心です。

3.カメラはONにして参加者の表情が見えるようにする

カメラはONにして参加者の表情が見えるようにする

コミュニケーションにおいて「表情」はとても重要な役割を果たします。お互いの表情が見えることで、相手の反応や理解度を確認しながら進めることができます。また、Web会議では声の相槌が打ちにくいことから、「頷く」「笑顔を見せる」といったリアクションが見えることで、安心して議題を進めることができます。

4.発言者以外はマイクをOFFにする

カメラはONにして表情が見えるようにしておくことが望ましいですが、マイクに関しては発言するとき以外はOFFにしておくことがおすすめです。常時ONにしていると、咳払いや資料をめくる音、キーボードを打つ音やパソコンの通知音などの雑音が入り込んでしまいます。こういった会議に関係のない雑音は進行の妨げになってしまうので、特に複数名が参加しているWeb会議では発言者以外はマイクにしましょう。

5.複数名が参加するWeb会議では、指名制・挙手制にする

複数名が参加するWeb会議では、指名制・挙手制にする

複数名が参加している場合、「誰に話しかけているのか」「自分は発言しても良いのか」が分かりにくいため、テンポよく会議を進めることができなくなります。そういったことを回避するために、「○○さん、いかがですか」といったように、発言や回答を求める際には指名制にすることがおすすめです。また、発言したい際も挙手をしてから発言するようにすれば、話すタイミングが重なってしまい議論がストップするといったことも避けることができます。

6.発言の始まりと終わりを分かりやすくする

Web会議においては発言のタイミングが難しい場合があるので、発言をする際には挙手をする、「●●ですが、発言してもよいでしょうか」と言ってから発言する、といった形がスムーズです。また、自分の発言を終了する際には「以上です」といった言葉を添えるだけで、お互いに発言がしやすくなり、会議の進行自体もしやすくなります。

7.資料共有機能やチャット機能などを活用する

資料共有機能やチャット機能などを活用する

Web会議システムには、資料を画面上で共有できる資料共有機能や文字でやり取りができるチャット機能などが搭載されています。それらを積極的に活用することで、資料を用いた説明や書き込みなどを行うことができ、対面での会議よりも効率的に会議を進めることができるようになります。

まとめ

対面とは異なる気配りや配慮が求められますが、このようにWeb会議ならではの準備や進行のコツを理解しておくことで、オンライン上であっても上手に会議を進行することができます。

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