会議の無駄を削減し生産性を向上させる秘訣とは？～Web会議システムの活用～

2018/05/18

長時間労働の是正など働き方改革が推進される中、限られた時間の中で成果を上げるためには生産性の向上が大きな課題となります。そんな中、注目されているのがWeb会議システムです。業務の中でも大きな割合を占める「会議」。事前の運営準備から当日の参加に至るまで、こうした会議運営の「ムダ」を削減することは生産性向上に繋がります。ここでは、Web会議システムで会議運営の「ムダ」を削減し、生産性を向上させる方法をご紹介します。

生産性向上を阻害する、会議でありがちな「ムダ」とは

ビジネスシーンにおいて、「会議」は欠かすことのできない重要な業務のひとつです。そのため、会議開催のための事前準備やその参加に至るまで、会議運営には多くの時間が費やされています。それでは具体的に、どのような「ムダ」が発生しているのでしょうか。

会議自体に発生する「ムダ」

生産性を向上させるためには、重要な会議とそうでない会議の優先順位を付ける必要があります。明確な議題がない場合でも定例として会議が設定されていたり、いつも固定のメンバーが招集されていたりするケースは多いのではないでしょうか。意見を交わして決定を行う議題がない場合は会議をなくす、メンバーを絞り込んで会議を行うなどの工夫をすることでこういったムダは削減することが可能です。ここからは具体的な改善策をご紹介します。

事前に目的と議題を決めてメンバーに共有する

会議の予定が入っていても、その会議の目的や議題をきちんと把握せずに参加すると、議論もうまくまとまらず会議自体も長時間になってしまうケースがあります。それを防ぐために、事前に会議の目的や議題の情報を頭に入れておくことで、参加者は目的意識を持って会議に臨むことができます。また、事前に自分の考えをまとめておくこともできるので、会議の際には密度の濃い議論をより効率的に行うことができるようになります。

目的や議題に合わせて必要なメンバーだけ選定する

定例の会議などの場合、議題の内容に関わらずいつも同じメンバーが会議に参加していることがあります。こういった場合、議論に深くかかわる必要がないメンバーにとってはその会議に参加する時間がムダな時間となってしまいます。また、参加者が多いことで議論も脱線しがちになって意見がまとまりにくいというデメリットもあります。

会議の目的や議題に合わせて必要なメンバーだけを選定して会議を開催すれば、必要最低限の人員で効率良く会議を進めることができ、会議自体の効率化や生産性向上に繋がります。

事前準備で発生する「ムダ」

会議自体に発生するムダだけではなく、会議開催における事前準備でも多くのムダな業務が発生し、生産性の向上を妨げています。具体的には以下の3つのムダが発生しています。

1つ目は「移動時間」、2つ目は「日程調整」、3つ目は「資料の印刷・配布」です。こういったムダはどのように削減できるのでしょうか。ここでは、事前準備で発生するムダを削減するための有効なツールとして「Web会議システム」の活用をご紹介します。

Web会議システムで削減できる会議運営の3つの「ムダ」

働き方の多様化やコミュニケーションの在り方の変化により、「対面で会議をする」といったこれまで当たり前だった会議のスタイルも変わりつつあり、会議運営においても効率化や生産性の向上が求められるようになっています。それらを実現するためのツールとして注目されているのが「Web会議システム」です。

移動時間のムダを削減

Web会議システムの導入で最も削減効果が大きいのが「移動時間」です。これまでは、各拠点の責任者やキーマンと会議を行う場合、本社などどこか1ヵ所に集まって会議を行う必要がありました。しかし、そのための移動時間は大きなムダとなってしまいます。また、責任者がその拠点から長時間不在になることで、意思決定が遅れたり適切な判断ができなかったりというリスクも発生します。そういったことが全体の業務効率の低下に繋がることも大きな問題となります。

そこで、対面で行っていた会議をWeb会議に置き換えれば、会議のために発生していた移動時間を丸ごと削減することができます。これまで移動時間に費やしていた時間を本来の重要な業務に充てることができ、生産性の向上に繋がります。

日程調整に掛かる時間のムダを削減

対面で会議を行う際、遠方の拠点から参加する参加者がいる場合は、移動時間も加味して日程を組む必要があります。そのため、全員の予定を調整するのが難しく、日程調整に時間が掛かってしまうケースがあります。

Web会議であれば参加者は自分の拠点にいながら会議に参加ができるので、移動時間を加味する必要はありません。移動時間を考慮せず会議の実施時間だけを押さえておけば会議が開催できるので、会議日程の調整も非常にスムーズです。これまで日程調整に掛かっていた時間や手間を大幅に削減することができます。

会議資料の印刷・配布のムダを削減

Web会議システムでは、会議で使用する資料を資料共有機能で各拠点と共有しながら会議をするのが一般的です。拠点では共有されている資料をプロジェクターやモニターに投影すれば全参加者が同じ資料を画面上で確認することができます。また、Web会議システムでは機能のひとつとしてペーパーレス機能を搭載している製品もあります。ペーパーレス機能を活用すれば、参加者はスマートフォンやタブレット端末でその資料をダウンロードして閲覧したりすることができるので、わざわざ紙で印刷して配布する必要がありません。

LiveOn Paperlessについて

このように、Web会議システムを活用することで会議資料の印刷・配布やホッチキス留めといった事前準備の業務負荷を軽減し、業務効率化を実現できます。そして、削減できた時間はその他の業務に充てることができるので、生産性の向上にも繋がります。

Web会議システムで実現する「ペーパーレス会議」のメリットとは

生産性向上を実現するWeb会議システム、選ぶならLiveOn

生産性向上や業務効率化を目的として導入するWeb会議システム、しかしその接続や準備に時間が掛かってしまうと導入した意味がありません。生産性向上を実現できるWeb会議システムは、誰でも簡単に接続できる操作性とスムーズなコミュニケーションを実現する品質の高さが求められます。

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Web会議システムを利用した働き方改革（ワークスタイル変革）の具体的な事例

著者情報　ジャパンメディアシステム

ジャパンメディアシステムは、企業のコミュニケーションを支えるビジュアルコミュニケーションシステム「LiveOn」を提供し、場所や時間に縛られない働き方の実現を目指しています。

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