クラウド型のWeb会議システムの特長やメリットとは

まずクラウドサービスとは、インターネットなどのネットワーク経由でユーザーにサービスを提供する形態のことを指します。これまでのように、ユーザーが自身でハードウェアやソフトウェアを保有する必要がなく、インターネットを通じてサービスを必要な時に必要な分だけ利用するという考え方です。

クラウドサービスは大きく以下の3つに分類されます。

Web会議システムは、前述のクラウドサービスの中ではSaaS型のクラウドサービスに分類されます。各拠点・各端末からインターネットを経由し、Web会議システムのサービス提供会社が管理するクラウドサーバーにアクセスをすることで遠隔地と音声と画像、資料などのやり取りを行うことができます。

従来のテレビ会議システムのように専用機器や専用回線を保有する必要がなく、社内で使用しているインターネット回線やWifiなどを用いてどこからでもアクセスができる点が大きな特長です。また、自社で専用設備やサーバーを保有する必要がないため、導入のハードルが低く、簡単・手軽にサービスを導入し運用することができます。

専用機器を必要とするテレビ会議システムの場合、年数の経過に伴い機器自体も古くなってしまいます。最新バージョンを利用するためには機器のリプレイスが必要となり、高額な費用が発生するケースがあります。
クラウド型のWeb会議システムの場合、最新機能の搭載や不具合修正など、必要に応じてサービス事業者が製品のアップデートを行うため、ユーザー側は無償で常に最新版のサービスを利用することができるというメリットがあります。

専用機器を必要とするハード型のテレビ会議システムやサーバーを導入するオンプレミス型の会議システムの場合、導入に際して設備投資が必要です。また、導入後もそれらの管理を自社で行う必要があります。ウィルス対策やサーバーの故障や通信障害などの対応もユーザーの責任で行う必要があるため、システム担当者の負荷が大きいことが課題となっていました。

クラウド型のWeb会議システムの場合、ユーザーがアクセするサーバーは会議システムを提供する事業者が管理しており、セキュリティ対策や停電や災害に備えた対策なども自社で行う必要がないため、運用・管理の手間が掛からないというメリットがあります。

メリット2で記載した通り、クラウド型のWeb会議システムは自社で設備を持つ必要がないため、導入コストが非常に安価です。また、運用・管理を自社で行う必要がないため、運用コストも抑えることができます。クラウド型のWeb会議システムの場合、サービスの利用料自体も1ユーザーあたり数千円程度で設定されている場合が多いので、トータルコストで見てもハード型のテレビ会議システムに比べて安価なコストとなります。

Web会議・テレビ会議システムの比較