クラウド型のWeb会議システムの特長やメリットとは|LiveOn Cafe

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クラウド型のWeb会議システムの特長やメリットとは

2018/09/14
クラウド型のWeb会議システムの特長やメリットとは

IT製品のクラウド化が進み、企業規模を問わずクラウドサービスの利用は様々なシーンで普及しています。会議システムにおいても、かつては専用機器を必要とするテレビ会議システムが主流でしたが、近年ではクラウドで利用できるWeb型の会議システムが一般的となっています。ここでは、クラウド型のWeb会議システムの特長やメリットをご紹介します。

簡単・手軽!クラウド型のWeb会議システムの仕組みと特長

「クラウド」という言葉はよく耳にしますが、具体的にどういったサービスなのでしょうか。そしてクラウド型のWeb会議システムとは従来のテレビ会議システムと異なり、どういった仕組みでどのような特長があるのでしょうか。

「クラウドサービス」とは?

「クラウドサービス」とは?

まずクラウドサービスとは、インターネットなどのネットワーク経由でユーザーにサービスを提供する形態のことを指します。これまでのように、ユーザーが自身でハードウェアやソフトウェアを保有する必要がなく、インターネットを通じてサービスを必要な時に必要な分だけ利用するという考え方です。

クラウドサービスは大きく以下の3つに分類されます。

SaaS(Software as a Service)

インターネット経由で電子メール、グループウェア、会計ソフトなどのソフトウェアを提供するサービス

PaaS(Platform as a Service)

インターネット経由で、アプリケーション実行用の開発環境を提供するサービス

IaaS (Infrastructure as a Service)

インターネット経由で、デスクトップ仮想化などのサーバー(インフラ)機能を提供するサービス

クラウド型のWeb会議システムってどんなもの?

クラウド型のWeb会議システムってどんなもの?

Web会議システムは、前述のクラウドサービスの中ではSaaS型のクラウドサービスに分類されます。各拠点・各端末からインターネットを経由し、Web会議システムのサービス提供会社が管理するクラウドサーバーにアクセスをすることで遠隔地と音声と画像、資料などのやり取りを行うことができます。

従来のテレビ会議システムのように専用機器や専用回線を保有する必要がなく、社内で使用しているインターネット回線やWifiなどを用いてどこからでもアクセスができる点が大きな特長です。また、自社で専用設備やサーバーを保有する必要がないため、導入のハードルが低く、簡単・手軽にサービスを導入し運用することができます。

常に最新のサービスを利用可能!クラウド型Web会議システムのメリットとは

コスト面や運用面など、クラウド型のWeb会議システムにはたくさんのメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

メリット1:陳腐化せずに常に最新版のサービスを利用できる

メリット1:陳腐化せずに常に最新版のサービスを利用できる

専用機器を必要とするテレビ会議システムの場合、年数の経過に伴い機器自体も古くなってしまいます。最新バージョンを利用するためには機器のリプレイスが必要となり、高額な費用が発生するケースがあります。
クラウド型のWeb会議システムの場合、最新機能の搭載や不具合修正など、必要に応じてサービス事業者が製品のアップデートを行うため、ユーザー側は無償で常に最新版のサービスを利用することができるというメリットがあります。

メリット2:サーバー等の設備投資や管理が不要

メリット2:サーバー等の設備投資や管理が不要

専用機器を必要とするハード型のテレビ会議システムやサーバーを導入するオンプレミス型の会議システムの場合、導入に際して設備投資が必要です。また、導入後もそれらの管理を自社で行う必要があります。ウィルス対策やサーバーの故障や通信障害などの対応もユーザーの責任で行う必要があるため、システム担当者の負荷が大きいことが課題となっていました。

クラウド型のWeb会議システムの場合、ユーザーがアクセするサーバーは会議システムを提供する事業者が管理しており、セキュリティ対策や停電や災害に備えた対策なども自社で行う必要がないため、運用・管理の手間が掛からないというメリットがあります。

メリット3:安価なコストで利用ができる

メリット3:安価なコストで利用ができる

メリット2で記載した通り、クラウド型のWeb会議システムは自社で設備を持つ必要がないため、導入コストが非常に安価です。また、運用・管理を自社で行う必要がないため、運用コストも抑えることができます。クラウド型のWeb会議システムの場合、サービスの利用料自体も1ユーザーあたり数千円程度で設定されている場合が多いので、トータルコストで見てもハード型のテレビ会議システムに比べて安価なコストとなります。

Web会議・テレビ会議システムの比較

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*1) 予定して実施したメンテナンスやバージョンアップ等に伴うサービスの計画停止時間は含んでおりません。

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