働き方改革を推進するWeb会議×チャット活用術|LiveOn Cafe

Web会議で働き方改革

働き方改革を推進するWeb会議×チャット活用術

2020/01/20
働き方改革を推進するWeb会議×チャット活用術

スマートデバイスやWi-fiなどの普及に伴い、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションの手段は多様化しています。働き方改革への取り組みが進み中で、従来のように対面や電話・メールのやり取りに加えて、Web会議システムやチャットを活用したより手軽でスピーディーなコミュニケーション手段が大きく注目されています。ここでは、働き方改革の推進に役立つ、Web会議システムとチャットを組み合わせた活用方法についてご紹介します。

Web会議×チャットの活用で働き方改革を実現!

働き方改革によって長時間労働の是正や多様な働き方が積極的に進められる中で、注目されているITツールがWeb会議システムやチャットといったコミュニケーションツールです。これらは社内コミュニケーションの活性化や情報共有の迅速化に大きく役立つツールであり、生産性の向上や業務効率化を目的としてWeb会議とチャットツールを組みわせて働き方改革に取り組む企業が増えています。

導入が広がる背景とは

導入が広がる背景とは<

働き方改革が積極的に進められることで、働く人それぞれの状況や環境に配慮した多様な働き方が認められるようになりました。それに伴い、働く場所はオフィスだけでなく、自宅やサテライトオフィスなど様々な場所に拡がっています。これまでのように同じオフィスの中で仕事をすることが当たり前ではなくなる中で、離れた場所で働くメンバーといかに円滑にコミュニケーションを取り、滞りなく業務を進めるかという点が課題になっています。

従来のコミュニケーションツールである電話やメールでは、電話ではお互いの顔が見えず細かいニュアンスが伝わりにくい、メールだと送受信に手間が掛かる上にリアルタイム性に欠ける、複数名と同時にやり取りがしにくい・・・といった課題がある中で、それらを補完するツールとしてWeb会議システムとチャットツールの導入が拡がっています。

押さえておきたい基本機能とメリット

プライベートでは馴染みのある方も多いチャットですが、ビジネスシーンで使われるチャットツールはどのようなものなのでしょうか。ここでは押さえておきたい基本機能とメリットをご紹介します。

グループチャット

チャットツールの基本となる機能です。文字やスタンプなどを用いて、会話するように手軽に文字でコミュニケーションを取ることができます。グループを作成することで複数名でもチャットができることに加え、メールのように宛先の選択や署名などを必要としないため、素早く手軽にメッセージを送ることができます。ほとんどのビジネスチャットはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でも利用することができるので、場所や時間を問わず利用できる利便性の高さがあります。

ファイル送信機能

文字のやり取りだけでなく、チャットツール上でファイルを送信することもできます。業務で使うビジネスチャットの場合、WordやExcelなどの資料のやり取りが頻繁にあるので、チャット上でこういった資料の送付が行える機能が搭載されている場合がほとんどです。資料以外にも、動画や画像などの送受信も可能です。ビジネス用のチャットツールの場合はセキュリティ対策もしっかりと施されているので、重要な資料でも安心してやり取りをすることができます。

ビデオ通話(Web会議)機能

文字だけのやり取りでは不足がある場合は、チャットからWeb会議システムなどのビデオ通話を呼び出すことが可能な機能もあります。顔を見ながら対面でやり取りができるので、より密なコミュニケーションを取ることができます。Web会議システムに搭載されているチャット機能を利用すれば、チャットのグループトークからそのままメンバーをWeb会議に召集することができ、簡単に会議や打ち合わせを開催することができるようになります。

利用メリット

ビジネスシーンにおけるチャットツールのメリットは、なんといってもその手軽さとスピード感です。従来のメールの送受信と違い、チャットツールは送受信に手間が掛かりません。メンバー間のコミュニケーションに掛かる時間を短縮できることで、業務効率化や生産性の向上に繋がりまるというメリットがあります。

また、メールと違い宛名や署名、冒頭のあいさつなどのかしこまったマナーも必要がなく、やり取りしている履歴も画面上で時系列に確認できるので、会話をしているのと同じ感覚でコミュニケーションを取ることができます。それにより、情報共有もスムーズになり、社内のコミュニケーション活性化にも繋がります。

Web会議とチャットの組み合わせでより幅広い活用が可能!

Web会議とチャットの組み合わせでより幅広い活用が可能!

ビジネスでチャットツールを使う場合、チャット単独ではなくWeb会議と組み合わせて使用することがおすすめです。文字ベースのコミュニケーションであるチャットと、映像と音声のビジュアルコミュニケーションであるWeb会議はツールとしての親和性も非常に高く、この2つを組み合わせることでより質の高いコミュニケーションとスピーディーな情報共有を行うことができるようになります。

しかしその場合に、チャットツールとWeb会議システムをそれぞれバラバラに導入してしまうと、うまく連携を取ることができなくなります。そのため、Web会議とチャット、どちらの機能も搭載されている製品を選ぶことが重要です。

例えば、チャットのやり取りから派生して、そのまますぐにWeb会議をして内容を詰めたい!といったシーンでも、チャットからWeb会議への招待や呼び出しができる製品であれば、わざわざ別のツールに切り替える必要もなく、すぐに会議を始めることができます。最近では、Web会議システムの機能のひとつとしてチャットが搭載されている場合がほとんどなので、そういった製品を選べば、複合的なコミュニケーションを一元化することが可能です。

LiveOnなら、Web会議もチャットもひとつのツールで完結!

LiveOnなら、Web会議もチャットもひとつのツールで完結!

ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」では、パソコンだけでなくスマートフォン・タブレット端末でも利用できる「LiveOn Messenger」というチャットツールを提供しています。Web会議と連携して利用することができるので、社内の総合的なコミュニケーションツールとして活用することができます。

音声と映像のコミュニケーションなら、高品質なLiveOnで

LiveOnは完全自社開発のWeb会議システムです。独自技術である自動帯域制御機能やジッタバッファ制御機能を搭載しており、どのような環境下であっても安定した品質でご利用いただくことができます。また、資料共有機能やホワイトボード機能をはじめとして、円滑に情報共有を行うための機能が豊富に搭載されています。LiveOnが提供するチャットツールと組み合わせて活用することにより、同じ資料や画像を見ながら打ち合わせができるので、より質の高いコミュニケーションや情報共有を行うことができます。

チャットアプリ「LiveOn Messenger」

チャットアプリ「LiveOn Messenger」

「LiveOn Messenger」は、Web会議システム「LiveOn」と連動した、スマートフォン・タブレット端末用の企業向けチャットツールアプリです。アプリケーション上でメンバーのオンライン状況や在席状況が一目で確認でき、いつでも気軽にメッセージの交換やWeb会議への招待が可能です。

「働き方改革を推進するWeb会議×チャット活用術」のページです。Web会議・テレビ会議システムならLiveOn(ライブオン)。クラウドアワードなど多数の賞を受賞。高音質・高画質でストレスのないWeb会議を実現。今ならWeb会議を無料トライアル実施中!お気軽にお問い合わせください。

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