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テレワーク導入による働き方改革の進め方とは

2019/02/25
テレワーク導入による働き方改革の進め方とは

「オフィスに出社して仕事をする」、これまで当たり前だったそんな働き方が今、大きく変わろうとしています。その背景にあるのは、「一億総活躍社会」というキャッチフレーズのもと政府主導で積極的に推進されている「働き方改革」です。その中のひとつとして注目されているのが「テレワーク」という働き方です。ここでは、テレワーク導入による働き方改革の進め方についてご紹介します。

働き方改革の推進で注目される「テレワーク」

日本の労働人口が減少の一途をたどる中、いかに優秀な人材を確保するか、ということが企業にとっての大きな課題となっています。介護や育児との両立が必要な場合や、ライフスタイルの価値観の多様化などにより、これまでと同じ画一的な働き方だけでは優秀な人材を確保することが難しくなっています。「働き方改革」と銘打って様々な施策が展開される中、働く場所や時間を柔軟に選択できる働き方である「テレワーク」が大きく注目されています。

「テレワーク」とは

「テレワーク」とは

まずテレワークとはどういった働き方なのでしょうか。
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。『離れた』という意味を持つ『tele』と、『働く』という意味を持つ『work』を組み合わせて作られた造語です。具体的には、インターネット環境やPC端末などを利用し、自宅やサテライトオフィスなど、会社以外の場所で仕事をすることを指します。

テレワークの3つのワークスタイル

テレワークと呼ばれる働き方には、働く場所によって大きく分けて以下の3つの分類があります。

在宅勤務

自宅で仕事をし、会社とはパソコンやインターネット回線、電話等を利用して連絡を取りながら働く働き方

サテライトオフィスなど

勤務先以外の場所(オフィススペース、専用のサテライトオフィスなど)で仕事をする働き方

モバイルワーク

営業マンなど、出張中や移動中にパソコンやスマートフォン・タブレット端末等を利用して仕事をする働き方

テレワークに最適な業種・業務とは

業界や業務内容によって、テレワークでの業務遂行がスムーズに行える場合とそうでない場合があります。それでは、実際にテレワークを行うのに最適な業種や業務はどのようなものでしょうか。

テレワークソリューションを提供するIT業界
テレワークソリューションを提供するIT業界

ITツールやソフトウェアの利用に日頃からなじんでいるという面では、IT業界はテレワークに非常に向いている業種といえます。また、テレワークに活用できるソリューションを顧客に提案する立場という側面からも、自社でもそれらを活用して積極的にテレワークに取り組む企業が多くあります。

外出や出張が多い営業などの職種

元々外出や出張が多い営業であれば、その都度オフィスに戻るよりも、テレワークの一種であるモバイルワークで業務を行うのが最適です。出先でパソコンやスマートフォン・タブレット端末を活用して業務を行えば、オフィスに戻る移動時間を削減でき、効率的に営業活動を行うことができます。

一人で完結することが可能な業務

テレワークの場合は基本的にオフィス以外の場所で一人で業務を行います。そのため、チームで作り上げるような業務ではなく、最初から最後まで一人で完結することができる業務がテレワークに向いているといえます。テレワークであれば自分のペースで集中して業務ができるので、一人で完結することができる業務であれば生産性の向上も期待できます。

個人の裁量で進められる業務

その都度上司の確認や承認が必要な業務の場合、離れた場所で仕事を行うテレワークではスムーズに業務を進められない可能性があります。個人の裁量で進められる業務であれば、テレワーカーは自分のペースと裁量で効率的に業務を遂行することができるので、テレワークでも問題なく業務を遂行することができます。

テレワークで実現する働き方改革

テレワークで実現する働き方改革

「いつでも・どこからでも」仕事ができるテレワークの導入は、働き方改革の中でも主要な取り組みとなっています。働き方改革の実現に向けて、一人一人がそれぞれの事情に応じて柔軟な働き方を選択できる制度や環境を整えることは企業にとって非常に重要な施策であるといえます。

テレワーク導入による働き方改革の進め方

それでは、どのようにテレワークを導入していけばいいのでしょうか。勤務体制が大きく変わるため、人事や労務の観点での制度整備、テレワーク実施のためのICT環境の構築、運用のルール作りなど、様々な観点から順序立てて取り組んでいく必要があります。テレワーク導入の大まかな手順や導入を推進する際に必要な体制作りについてご紹介します。

ステップ①:全体方針の決定・周知

テレワークを導入するにあたり、まず重要なことは全体方針を決定しそれを従業員全体に周知することです。導入の目的や得られる効果をしっかりと共有し、全社で協力を得られるようにすることが成功の鍵となります。

ステップ②:運用のルール作り

続いては実際の実施に向けて、運用のルール作りを行います。具体的には、「実施者」「対象業務」「労務管理」「評価体制」といった具体的な内容を決める必要があります。特に社内の就業規則にテレワークの記載がない場合は、就業規則に追記をするか、別途テレワークの勤務について定めた規程を作成する必要があります。

ステップ③:実施のためのICT環境の整備

最後に、テレワークを実際に行うために必要な機器やソフトウェアなどのICT環境の整備を行います。具体的には、テレワーカーが社外で使用するパソコンやスマートフォン・タブレット端末の支給、社内ネットワークに接続するための環境構築、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策、オフィスにいるメンバーとのコミュニケーションツールであるWeb会議システムやチャットツールの導入などがそれにあたります。

テレワーク導入による働き方改革事例

働き方改革の実現に非常に有効なテレワーク、実際に導入している企業はどのような効果を得ているのでしょうか。ここでは実際にテレワークを導入し、働き方改革を実現した事例をご紹介します。

某保険会社

対象者全社員を対象

導入経緯社員が能力を最大限に発揮し、安定した性格設計を築けるように「働き方の多様性」「パフォーマンスの向上」を目的として働き方改革の推進を実施

導入効果①ワークライフバランスの向上

通勤時間が削減できることにより、社員が子育て時間や自己啓発の時間を確保することができた。また、一日の時間を主体的に仕事と生活に配分することが可能となり、社員満足度が向上した。

導入効果②アウトプット意識の向上・業務効率化

事前に在宅勤務で実施する業務やスケジュールを申請するため、時間内でより高いアウトプットを生み出すという意識と、時間内に必ずアウトプットをだす、という意識が高くなった。また、在宅で行う仕事と会社で行う仕事を事前に仕分けしたことにより、計画的に業務を推進することが習慣化した。

情報通信業

対象者①育成期間終了後の社員 ②自宅で業務遂行が可能な環境にある社員

導入経緯2011年度の東日本大震災での節電対応や、「これまでの考え方にとらわれない柔軟な働き方をすべき」というトップメッセージのもと、テレワークを導入。

導入効果①生産性向上・労働時間の適正化

裁量労働制、フレックスタイム制等との組合せにより、時間と場所に捉われない柔軟な働き方を推進し、グローバル対応や短時間での成果を実現。

導入効果②BCP対策の実現

震災や台風などの災害時の事業継続が可能となった。また、育児や介護などの事情を抱える社員、遠距離通勤者等も業務継続にも役立っている。

テレワーク導入時に欠かせないのが「Web会議システム」


場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現するテレワーク、オフィス以外の場所で働く社員が増えれば増えるほど、どこにいてもコミュニケーションが取れる環境を整備する必要があります。たとえば社内の会議やMTGへの参加、日常的な情報共有など、そのために欠かせないツールが「Web会議システム」です。

インターネット環境さえあればどこからでも接続可能!

Web会議システムはインターネット回線とパソコン・スマートフォン/タブレット端末を用いて接続する仕組みです。使用する機器はWebカメラやヘッドセットといった簡易的な機器のみで専用の設備等は必要ありません。そのため自宅・カフェ・サテライトオフィスなどでも簡単に使用することができ、テレワークには最適なツールです。Web会議システムがあれば、どこで仕事をしていても社内で行われる会議や研修などへの参加が可能です。

離れた場所で仕事をしていても円滑なコミュニケーションを実現!

離れた場所で仕事をしていても円滑なコミュニケーションを実現!

テレワーク導入の際に課題となることのひとつとして、離れた場所にいる社員の状況をどのように把握し、コミュニケーションを取るか、という点が挙げられます。テレワークを実施すると、どうしても対面によるコミュニケーションや情報共有の機会が減ってしまいます。業務の指示や報連相を行うタイミングも少なくなってしまうことから、スムーズに業務が行えるかが懸念される場合もあります。こういった課題を解決するためにも有効なのがWeb会議システムです。Web会議システムを活用すれば、お互いの表情を見ながらコミュニケーションが取れるだけでなく、資料共有機能などの機能を活用することにより、業務上の指示伝達もスムーズに行えるようになります。

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